Felvázolunk Neked 7+1 hiba lehetőséget a konferenciaszervezés során, amikre mostantól könnyen oda tudsz figyelni.
Ezt a bejegyzést azért írom, mert sok rutinos cég, akiknek sok konferenciájuk van, még mindig simán elkövet triviális bakikat.
Nem szapulni akarok senkit, inkább csak rávilágítani arra, hogy kis odafigyeléssel és minimális logikával ki lehet küszöbölni sok hibát a konferenciaszervezés során.
Ezen irománynak nem az a célja, hogy kimagasló konferenciát tudj szervezni, hanem hogy ne legyen benne hiba, azaz ez tekintendő innentől kezdve minimumnak.
Ahhoz, hogy hogyan szervezz különlegesen jó céges konferenciát, majd egy másik bejegyzésben írok Neked.
Végig fogunk most venni pár ilyen tényt és részletet, és remélem mire a végére jutsz, Te is rájössz arra, amit én már rég óta hangoztatok; a rendezvényszervezés csupán józan ész + stressztűrés + problémamegoldás.
Nem rakétatudomány és nem is valami misztikum… de nem véletlen, hogy egy amerikai kutatás szerint a világ 5. legstresszesebb melója.
1. Nincs idő leellenőrizni a technikát
Mire gondolok?
Mindenre, ami technika.
Sok esetben látom cégeknél, hogy nem fordítanának maguktól elegendő időt a technikai eszközök lepróbálására és csodálkoznak is, mikor beírom egy forgatókönyvbe, hogy hánytól kéne jönniük az előadóknak próbálni, ha saját eszközről akarnak feltétlenül prezentálni (amúgy ezt nem javaslom).
Mi van emögött?
Gyanítom az, hogy otthon a monitoron működött, volt hangja a prezinek és elindult a beágyazott netes videó.
Na pont ezek nem szoktak működni.
- HDMI csatlakozása van a projektornak a konferenciateremben, de a hang az 3,5 jack kábelen megy, és elsőre senki sem szokta tudni, hogy hogyan kell a hangot nem a HDMI-n keresztül küldeni, mint amúgy egy TV esetében vagy a hangszórós monitorral tenné az ember
- A beágyazott videó netről lejátszása nyilván feltételez net kapcsolatot… magic! Na, a kedves előadók ezt általában a színpad szélén szokták felismerni. Vagy a mobilnet nem működik a betonacél falak közt, vagy a wifi kódot nem tudják, vagy csak lassú az is.
Saját rendezvényszervezői tippjeink Neked:
- A kezdés előtt 1 órával legyen lepróbálva minden.
- Bízd a technikai csapatra a rendszer összeállítását és beállítását
- Küldd el előre a prezentációt, hogy lepróbálja a konferenciaszervező csapat (nem, előző éjjel nem segít!)
2. Saját laptopról prezentálás
Ahogy az az előző pontban is említettem, ezt nagyon nem javaslom.
Miért?
Megvan a story, amikor egy amerikai egyetemen a prof a saját gépéről többszáz fő előtt váltott képernyőt és a PornHub jött be?
Szerintem kezded kapizsgálni…
Nyilván Te sosem, én értem…
- De bármikor jöhet közben egy email.
- Felvillanhat egy emlékeztető.
- Nem aktivált Windows ciki.
- Netes keresési előzmény…
- Kutatni a mappáid közt és a többi anyagodat felvillantani nem nyerő.
- Amúgy is béna, ha ott keresgélsz
A saját laptopok mostanság már vannak olyan szinten, hogy megbízhatóak legyenek, főleg az üzleti / játék felhasználásra tervezettek.
Konferenciaszervezés esetén tervezz kérlek erre szakosodott céggel is.
De a technikai csapat mindig profi eszközökkel dolgoznak (aki nem, azzal meg Te ne dolgozz).
Ezek nem fognak lefagyni, nem lesz kapcsolati probléma a perifériák közt stb.
Amúgy se mutat jól a pulpituson egy laptop.
Megtörtént eset velem, hogy Államtitkár Úr ad-hoc be akart mutatni egy anyagot kivetítve a külföldi delegációk számára.
Megoldottuk gyorsan a vetítést, de a saját laptopját nem tudtuk csatlakoztatni a rendszerhez.
Nyilván megoldást keresünk, nem pedig problémát látunk…
Odaadtam a laptopomat!
Igen ám, de nekem is csak hirtelen az jutott eszembe, hogy lenémítsam.
Net viszont kellett a bemutatóhoz.
Netes keresési előzményeket, a felugró ablakokat, és a messenger értesítéseket viszont nem tudtam már kikapcsolni, mert gyakorlatilag azonnali megoldás kellett.
15 percen keresztül izzadtam, hogy ne jöjjön email, ne kezdjen kényes tartalmat kivetíteni és a párom ne most küldjön fotót…
Saját rendezvényszervezői tippjeink Neked:
Remélem mire idáig olvastad, egy életre lebeszéltelek arról, hogy saját laptopról prezentálj, de ha mégis eszedbe jutna konferenciaszervezés idején, akkor íme pár tipp tőlem:
- Ha csak így lehet prezentálnod mégis, akkor csinálj egy accountot kifejezetten erre a célra
- Nekem is van a gépemen vész esetére, ha valakinek oda kell adjam a pulpitusra
- Fekete háttér
- Nulla mappa
- Keresési előzményeket ne mentse
- Hang mindig némítva
- Otthon próbáld le
- Lépj be előre arra a honlapra, amit be akarsz mutatni
- Emlékeztetőket, értesítéseket és minden egyebet kapcsolj ki (van pl.: „Fókuszsegéd” nevű beállítás a Windows-ban)
3. 15p kávészünet elég, hisz csak kávé és pogi van
Persze, Neked!
De 50 ember kb. 10 perc alatt vonszolja ki magát a konferenciateremből.
Nem azért, mert nyugdíjasokkal számolok, hanem még lesz 2 kérdése az előadóhoz, megkeresi az elejtett tollait, és vált 3 szót a mögötte ülővel.
Hupsz, vége a szünetnek.
A konferenciaszervezés jobb esetben nem arról szól, hogy szivatod a vendégeidet.
A másik az, hogy a mosdó kapacitás ritkán van úgy számolva, hogy a vendégeid teljes létszámát egy időben kiszolgálja, ez főként a női mosdók szűk keresztmetszeténél igazán látványos.
Az, hogy csak ital van, de étel nem, az a Te és a költségvetésed döntése, én mégis azt javaslom, hogy erre szánt pénzt.
Kedves gesztus, és a Magyar ember olyan éhes fajta…
Cigarettásokkal is számolj.
Nem biztos, hogy a hotel, vagy rendezvényterem legközelebbi ajtaja előtt tudnak bagózni, így nekik lehet, hogy át kell sétálni az egész építményen. Ez idő és energia.
Bár bevallom én nem szeretem a cigiseket, így kicsit küzdjenek érte, de majd megkövezel személyesen, ha láncdohányos vagy.
Saját rendezvényszervezői tippjeink Neked:
- A kávészünet legalább 30p
- Adj nekik édes-sós sütiket is
- Szemét tipp, és ne kövezzetek meg, de ha a mozgássérült mosdót nincs, aki használja, akkor azt opcionális női mosdónak ki lehet nyitni… általában 50 Ft-os simán nyitja
- Előre mondja be az előadó, hogy mennyi lesz a szünet és mikorra kell visszaérniük (úgyse fognak)
4. Mindenképpen a belvárosban legyen!
A konferenciaszervezés egyik legelső kérdése a helyszín szokott lenni.
Próbáltál már 5.2 m hosszú autóval a belvárosban parkolni?
Én szinte minden nap ezt teszem és nem jó.
Ökölszabály, hogy nem Neked kell megfelelőnek lenni a lokációnak, hanem a vendégeidnek.
Meg kell vizsgálni, hogy Nekik milyen az összetételük.
Öregek vs fiatalok?
Autó vs BKK?
Távolról jönnek vs környékbeliek?
Stb…
Na jó hazudtam, ha akkor sztár vagy a szakmádban, hogy a világ végére is követnek, akkor szervezhetsz a saját konferenciatermedbe is.
Jut is eszembe, ha a cégednek van rendezvényterme, akkor branding szempontból az jó lehet és megéri mérlegelni az esetleges negatívumaival együtt is, és lehet az jön ki, hogy érdemes oda szervezni. Másfelől ez költséghatékony is… de ez elég speciális eset.
Így tehát nem a belváros helyszínekkel van bajom, hanem azzal, ha ez általánosan jó választásnak van kimondva.
Lehet ez a jobb, lehet más.
Fontos még számításba venni a belvárosi rendezvények esetében a környékbeli parkolóhelyek elérhetőségét.
Van, ahol a környék tele van mélygarázzsal.
Ugyancsak fontos, ha kijjebb megyünk, hogy hol áll meg BKK járat, hisz, ha a vendégek 80% autóval jön, akkor a 20% más megoldást kell keressen (taxi / BKK).
Saját rendezvényszervezői tippjeink Neked:
- Belváros helyszín esetén fontold meg, hogy lefoglalsz mélygarázsban parkolóhelyeket előre fizetve a vendégeidnek + odaállítasz egy hostess-t irányítani
- Lehet mikrobuszos fuvart szervezni a központból a távolabbi helyszínekre
- Taxitársaságtól is lehet igényelni előre a helyszínre autókat és kapacitást
5. Ússzuk meg olcsón a konferenciaszervezést
Ne utálj!
Nem azt mondom, hogy nem lehet költséghatékony rendezvényt és konferenciát tartani.
De az olcsó és a költséghatékony az más.
800.000 Ft-ot el lehet költeni hasznosan is, meg lehet belőle csinálni pocsék rendezvényt is.
Én a minőség híve vagyok.
Gyenge rendezvényt a konkurenciád is tud csinálni (meg az enyém is).
Értem, ha van egy adott keret, és nem az én dolgom erről dönteni.
Mégis, ha megvan ez a keret, akkor használjuk ki hatékonyan.
Nem kell Neked a Gresham Palotában előadást tartanod étel és ital nélkül 2 órában, ha a céljaidat sokkal jobban szolgálja, hogy a saját raktáradban bemutatod az új traktor fejlesztésedet.
Nem kell Neked csak azért elhívni kevés partnert, mert nincs pénz mindenkit megvacsoráztatni, ha el tudsz hívni többet egy céges reggelire gyümölcsökkel és turmixokkal.
Ugyan abból a keretből lehet jól is gazdálkodni.
Nyilván, ha unlimited a budget, akkor dőzsölhetünk, de akkor sem feltétlenül kell!
Nekem például régi álmom csinálni egy prémium céges vacsorát gourmet kajákkal egy hatalmas üres régi csarnok közepén megterítve 5*-os verzióban.
Szerintem emlékezetesebb, mint elvinni a vendégeket valami fancy étterembe, ahova minden nap járnak.
Egy szó, mint száz, a konferenciaszervezés pénzbe kerül, de fontos azt jól elkölteni, ha már van mit.
Saját rendezvényszervezői tippjeink Neked:
- Ne rémülj meg, ha nincs költségvetésed óriási dolgokra
- Limitált lehetőségeket is ki tudunk használni szuperül
- Gondolkodj! Nem kell mindig a sablonokat követni
6. Hétvégén ráérnek az emberek
Megint magamat ismétlem.
Nem – Neked – szervezünk – rendezvényt.
A konferenciaszervezés másik nagy kérdése a “mikor”… hát nem is véletlen!
Az, hogy Te ráérsz a saját vállalkozásoddal foglalkozni hétvégén, még nem feltétlenül (!) jelenti azt, hogy mások a hétvégéjükön a családjukat hátrahagyva Téged akarnak hallgatni.
Újfent nem azt mondom, hogy kifejezetten ne legyen hétvégén, csak hogy gondold át.
A célcsoportod milyen időrendben és hogy dolgozik (átlagban)?
Teljes vagy egész napos konferenciát tervezel?
Milyen korosztály?
Mennyire izgalmas a mondanivaló (nem Neked!)?
Napszak is fontos.
Ha esti, akkor vacsorával is illendő készülni.
Ha napközben, akkor a vendégek összetétele fontos, hogy el tudnak-e szabadulni a munkahelyükről / suliból esetleg.
Saját rendezvényszervezői tippjeink Neked:
- A kedvenc időpontom konferenciákra a csütörtök!
- Másnapot könnyebben elengedik a céges ügyfelek, mint egy rohanós hétfőt
- Munkaidőbe óvatosan szervezz
- főként cégvezetőknek / vezetőknek lehet jó, de a nem vezetői pozícióban levők ritkán tudnak elszabadulni ebben az idősávban
7. Online rendezvényeké a jövő!
Hát ezt szerintem már saját bőrödön is tapasztaltad, hogy nettó hülyeség.
Az embereknek igényük van a személyes kapcsolattartásra.
Otthon az online konferencia közben simán kitereget, megeteti a muskátlit és meglocsolja a macskát, vagy megneveli még a szomszéd gyerekét is.
Nem olyan a figyelem és nem olyan a kontextus.
Ráadásul, ha amiatt választod ezt, mert olcsóbbnak tűnik, akkor azért vedd számításba, hogy egy jó minőségű online stream elkészítése és komoly technikai apparátust igényel, technikusokkal, eszközökkel, felkészüléssel stb.
Stúdió, profi hang, fény és kameratechnika.
Előre elkészített anyagok, vágóképek és név inzertek.
És akkor még egy sor olyan részlet, amire nem is gondolnál.
Más a helyzet a hybrid konferenciákkal.
Ha szervezel egy szűkebb körű konferenciát és annak az előadásait streameled az érdeklődőknek, az szuper lehetőségeket nyit ki a céged és előtted is.
Itt is él a szabály, hogy fő a minőség, de utána elenyésző negatívuma lesz, és sok-sok pozitívuma.
Negatívum, hogy sok eszköz és kamera lesz bent a teremben, ami nem néz ki túl jól és útban lehet.
Pozitívum, hogy az amúgy is szuper konferenciád nézőinek száma online úgy bővíthető, hogy nem létszám alapon kell nagyobb költséget fizess, vagy nagy termet bérelj.
Nyilván sok feltétele és trükkje van, de erről majd egy másik blogbejegyzésben írok.
Van pl.: már olyan applikáció és szolgáltatás, akik profi telefonokkal streamelnek rendezvényeket a célnak tökéletesen megfelelő minőségben… hybrid konferenciaszervezés esetén keress meg minket és segítünk megtalálni a legjobb megoldást.
Saját rendezvényszervezői tippjeink Neked:
- Kizárólag online konferencia ritkán az egyetlen és legjobb lehetőség előtted
- Hybrid konferencia szuper ötlet
- Ne akard olcsón megúszni ezt se
- inkább ne legyen közvetítés, mint gagyi legyen
7+1. Lassú regisztráció
Az első benyomás a randevún is fontos, nemhogy a rendezvényeden.
Nem tudom eleget hangsúlyozni, hogy egy lassú regisztráció megöli a lelkesedést az első pillanatban (ha hívhatjuk pillanatnak azt a 10 percet, amíg az esőben áll a vendéged, hogy bejusson a rendezvényedre).
Murphy törvényei közé illene, hogy a vendégek nagyrésze a regisztrációs időszak egy adott 10 percében érkeznek.
Ha a Pareto-elvet vesszük alapul, akkor a 80% vendégek a megérkezésre szánt idő 20%-ban érnek oda.
Két álmos hostess is elég addig, de akkor lehet, hogy 6 kell éppen.
Mindent meg kell tenni, hogy ez az időszak gyorsan lepörögjön.
Én is álltam már be regisztrálni nem egyszer…
Egyszer a QR-kódos rendszer fagyott le…
Volt, hogy a megkapott exportált vendéglistán nem volt fent a résztvevők fele…
kapkodás eredménye volt, hogy az aznap kapott kinyomtatott névlista nem ABC rendben volt…
Ilyen ez, de meg kell oldani!
Előre kell arra embert és így költséget számolni a konferenciaszervezés során, hogy ez jól működjön.
Saját rendezvényszervezői tippjeink Neked:
- Legyen elég hostess a regisztrációra
- Online / QR kódos rendszer esetén is legyen nyomtatott vendéglista
- A vendéglista ABC rendben legyen…
- Próbáld meg a vendégek egy részét (pl.:50%-ot) kicsit korábbra invitálni
Összegzés
Nem hinném, hogy nagyon meglepő tényeket soroltam fel itt Neked a konferenciaszervezés kapcsán, mégis bízok benne, hogy kicsit jobban belelátsz most már bizonyos döntések következményeibe.
Nem akarom megmondani, hogy hogyan szervezz rendezvényt magatoknak, de szívesen segítek benne, hogy jól sikerüljön.
Én magam is sokszor megfizettem már a tanulópénzt, hogy Neked már ne kelljen.
Nem azért vagyunk profik, mert annak születtünk, vagy elolvastunk XY db könyvet, hanem azért, mert sok rendezvényből van tapasztalatunk, folyamatosan fejlődünk és emellett inspirálódunk másoktól is.
Nem biztos, hogy mi kellünk Neked.
Lehet, hogy szuperül meg tudod szervezni Magatoknak is!
Viszont, ha konferenciát szeretnél szervezni és úgy véled segíthetünk benne, akkor megtiszteltetés lenne, ha írnál nekünk, átbeszélnénk a terveidet, célcsoportodat és eddigi tapasztalataidat, mi elmondjuk majd a javaslatinkat / tippjeinket és együtt közösen megkeressük a legjobb megoldást számodra!
Itt találsz hozzánk elérhetőségeket:
