OECD Hybrid Conference In 2022 we could organise a truly VIP event

Ha VIP konferencia szervezéséről van szó, az OECD rendezvény az egyik olyan élmény, amit soha nem fogok elfelejteni – és nem csak a szép emlékek miatt.

Az OECD megbízás mindig kihívás. Több delegáció, folyamatosan változó igények, magas elvárások, és olyan résztvevők, akiknél az “apró részlet” fogalma sem létezik. Minden tökéletesnek kell lennie, mert Ők mást nem ismernek. Ezt értjük, elfogadjuk, és ennek megfelelően dolgozunk.

Ennél a rendezvénynél szó szerint ott laktunk a helyszínen több napon át. A helyszín az Ensana Hotel Budapest volt – egy prémium szállodai környezet, ahol a minőség valóban érzékelhető: a terektől a személyzeten át a technikai felkészültségig. Az Ensana Budapest-i szállodái hosszú évtizedes tradícióval bírnak, és azt a fajta diszkrét eleganciát képviselik, amely egy OECD-szintű delegációnak pontosan megfelel. Minden rezdülést a kezünkben tartottunk: ha valami megmozdult, Mi tudtunk róla. Ez az egyetlen módja, hogy egy ilyen szintű esemény valóban sikerüljön.

Az ilyen rendezvényeknél a problémák nem “ha”, hanem “mikor” alapon működnek. Gálavacsora előtt pár órával kiderül, hogy mégis kell prezentáció? Sebaj, megoldjuk. Három nappal az esemény előtt jelzi valaki, hogy halálos ételallergiája van? Szerzünk Neki megfelelő ételt – pont. Élő streamelés és rögzítés is kellene? Ez is megy.

Hogy miért volt ez hybrid konferencia? Mert a teremben ott volt 60-70 meghívott vendég fizikailag, miközben egy nemzetközi közönség számára egyidejűleg élőben közvetítettük az eseményt. Ez a VIP konferencia szervezés egy külön műfaja: egyszerre kezeled a teremben lévőket és azokat, akik a képernyőn keresztül kapcsolódnak be a világ másik feléről.

A technika, a fény, a biztonság – mindez zajlott párhuzamosan, és mindennek egyszerre kellett működnie. Volt világító kockánk, profi AV-technikánk, biztonsági sofőrjeink és saját delegációs autónk. Minden, ami szem-szájnak ingere – és minden a Mi koordinációnk alatt.

Egy ilyen VIP konferencia szervezésnél nem az a kérdés, hogy mi kell – hanem hogy ki tud mindent egyszerre koordinálni, és marad közben higgadt. Lesznek mélypontok? Igen, lesznek, mindig vannak. De a végeredmény és a boldog, elégedett vendégek mindent megérnek. Az OECD rendezvény ezt minden alkalommal igazolja – és ezért marad az egyik kedvencünk.

A valódi teszt mindig az, hogy visszajönnek-e. Visszajöttek. Ez mindent elmond arról, hogy mit jelent a VIP konferencia szervezés akkor, ha minden aprócska problémát is a vendég szemével kezelsz – nem a saját kényelmed szerint.