Hybrid Agency Logo

2022.07.23 Menő IT (hybrid) konferencia

Előszó

Egy szuper hangulatú streamelt IT rendezvényt csináltunk az MPhackS-szel közösen 2022.07.23 napján.

Kb. 80 programozó jött el és élvezte a rendezvény minden kis részletét.

Volt színesen bevilágított terem, minihamburgerek és LEGO Lamborghini is.

Ennek a rendezvénynek az esettanulmányát hoztam el ma Neked, és akad majd benne tanulság jócskán!

Nade ne szaladjunk ennyire előre, nézzük meg miből is indult ki az egész.

Brief

Az első körös brief viszonylag rövid volt.

Amit ebből meg lehetett tudni, az a:

  • Dátum
  • Program
  • Város
  • Létszám
  • Vendégekről infó
  • Rendezvény jellege
  • Catering

 

Dátum

A dátum az előre meghatározott volt, hisz egy külföldről streamelt esemény volt, amihez igazodni kellett.

Szerencsére hétköznapra esett, így nem hétvégi programokkal kell versenyezzen maga a rendezvény!

Ez kifejezetten előny mert amint 30 feletti korosztály a vendégkör és hétvége, akkor a legerősebb ellenérv az szokott lenni, hogy ott a család…

Egy foci a kisfiaddal vs rendezvény harcból nagyon jó rendezvény kell, hogy az nyerjen.


Program

A program is evidensen ugyan az volt, mint a külföldi eseményé, csak a köztes időket kellett kitölteni (vendégérkezés, szünetek, rendezvény vége).

Ez sok esetben tud gondot okozni, ha van időeltolódás a helyszínek közt, de ezesetben szerencsénk volt és nem kellett ezzel számoljunk (gondolj bele, ha Amerikában, mondjuk Washingtonban 16:00, az itthon 22:00… nem hiszem, hogy nyerő lenne).

A valóság amúgy 10:00-18:00 volt a rendezvényt illetően.


Helyszín

A város és városrész is meghatározásra került, mert Budapest lett a helyszín és belvárosi helyszínt kellett keresni, hogy a programozók BKK-val és gyalog is oda tudjanak jutni.

Ez mindig veszélyes nekem, mert amíg nem ismerem a vendégkört általánosságban (beosztás, anyagi helyzet kb, és ezesetben specifikusan, hogy mivel közlekednek), addig lutrinak érzem.

Ki tudja, valóban BKK-val és gyalog járnak-e.

Ha kocsival, akkor a belváros horror lesz Nekik.

Ha meg mégis, és én a külvárosba szervezem, akkor el se jönnek.

A jó fizetés még nem feltételezi senkiről, hogy bárhova elmegy egy rendezvényért taxival.

 

Létszám

Na ez izgalmas volt.

50-100 fő!

Hogy mi ebben az izgi, hisz teljesen átlagos kis konferencia?

Az, hogy egy 50 főre kényelmes helyszínre, ha lefoglalod, és összejön a 100 fő, akkor nem tudsz mit csinálni.

De fordítva is érdekes, ha nem lehet jól szekcionálni a helyszínt és kényelmes 100 főset foglalsz, erre 50 ember lézeng a terem sarkaiban…

 

Vendégekről infók

IT fejlesztők és programozók.

Többnyire férfiak (ha az előzőből ez nem derült volna ki rendesen).

Jól keresnek, na ez a szakmából adódóan megint csak szinte már evidencia.

 

Rendezvény jellege

1 szünettel ellátott, 2 idősávban zajló konferencia.

Semmi ördöngősség!

 

Catering

A catering igény szerencsére modern felfogást tükrözött.

Nem a klasszikus chaffinges (melegentartó tál) büféasztalos ebéd volt a kérés mint oly’ sokszor, hanem kis menő fancy kaják.

Hamburger, pizza stb!

Ez kifejezetten jól illett is a rendezvény arculatához.

Valóság

 

Szervezés

A szervezésre közel 1 hónapunk volt, így jutott idő mindenre.

A rendezvényen szerencsémre besegített egy nagyon ügyes kolléganőm is, aki az utóbbi időben egyre többet segít nekem a rendezvények megszervezésében és lebonyolításában is.

Helyszínválasztás

A szervezést a helyszín keresésével kezdtük párhuzamosan az MPhackS-szel.

Kerestünk is párat, de időközben az általuk talált, és általam is preferált HubHub nyert.

Ez a Király utca 26 szám alatt van (volt… de erről majd később!).

Belvárosnak stimmel.

Lokáció szerintem jó.

Parkolás nem akkora horror, mint elsőre tűnik, mert van 2 parkolóház is a környéken.

BKK megközelíthetőséges kiváló.

Így tehát nyert a HubHub.

Oké, dátum és helyszín már volt.

Technika

Jöhetett a technika, mint fontos alappillér.

Egy kedves technikus ismerősöm már csinált Nekem streamelt rendezvényt is egyből Őt kerestem meg vele.

Szerencsémre volt is rá ideje s be tudta vállalni.

A kérésem az volt, hogy legyen stabil és ultrabiztos a stream és közben a helyszín is legyen modern és impozáns.

A kedvencem ilyen esetekben, ha fénnyel dekorálunk.

Bármilyen RGB szín kikeverhető.

Lehet animálni, lehet változtatni… és derítő fénynek is jó!

Emiatt lett is 20 LED Par lámpa.

Kimentem vele 1x helyszínbejárásra, körbe néztünk, kipróbáltunk minden beépített technikát és már távoztunk is boldogan.

Külsős technika

Na ez már okozott izgalmakat.

Jött nekem egy kb 60x50x50 ütés és vízálló csomag.

Benne egy tablet, egy kamera, egy mini router és kábelek.

Imádom a kütyüket, de azért ekkor megérkezik a pánik kicsiben.

Mi a fészkes fenét kell ezzel csinálni és miért pont nekem?

Szerencsémre a technikát biztosító haverom segített és tényleg ék egyszerű volt.

A cucc azt csinálta, hogy a helyszín netét wifi-n megosztotta egy tablettel és egy webkamerával.

A tabletről el lehetett indítani a kamerát és ezzel egy streamelt képet (vendégekről amikor ott vannak) a külföldi host-nak.

Időközben kiderült, hogy a tableten van egy előre telepített software, ami a QR-kódos regisztrációért felel.

Pánik vége, irány előre!

Catering

 

A fancy ételek kérésnél már volt a fejemben egy tipp, hogy kik lennének a legjobbak erre, de az ügyfél kérésére nyilván több ajánlatot is megnéztünk.

Végül az nyert, akire voksoltam volna amúgy is.

A menüben volt minihamburger, wrap, szendvics, sajttorta stb.

Kis tálkás saláták, sokféle kis pohárkrém, stb.

Finom kis hideg kaják.

Könnyen megeszik a szünetben.

Tudnak közben beszélgetni, és nem eszik le magukat.

Vendégváráskor és a végén is édes-sós válogatás volt, de ez elegendőnek is bizonyult.

A teljes napra korlátlan italcsomag vonatkozott, természetesen alkohol mentes verzióban.

Ez ilyenkor kávé és tea válogatásokat jelent, emellett rostos és buborékos üdítőket, illetve vizeket.

Van, amikor ez kiegészül még limonádéval és szörpökkel stb.

Berendezés

Az esemény első felében a képernyőt nézte a csapat (vendégek), azért széksoros ültetést választottunk a teremben és az előtérben pedig asztalokat hagytunk székekkel, hogy tudjanak beszélgetni és természetesen enni is.

Ami már megoldandó feladat volt, az az, hogy a délutáni szekcióra iskolapados elrendezés kellett, mert ott már volt programozási feladat is az ottlevőknek, így le kellett valahova rakni a laptopot.

Emiatt ebédidőben kellett átrendezni a termet az előre odaszállított asztalokkal, melyek egy kis raktárban várták az idejüket.

Az asztalokra fekete és fehér spandex huzatot rendeltem, hogy vagány kinézete legyen a teremnek.

A teljes létszámra volt asztal, de aznap a vendégek csomagjainak számát nézve úgy döntöttünk, hogy csak a felét tesszük ki (nem volt mindenkinél laptop).

Fotós és videós

Nyilván kellett fotós és videós is, hogy a rendezvény ne csak emlékeinkben éljen.

Régi jól bevált csapat volt most is a segítségemre mindkettőben és csodaszép fotók készültek és izgalmas mood videó.

A fotókon van üresen a terem, vendégérkezés, a streamelt előadás és nézők közben stb.

Természetesen a catering is és az ajándékok átadása a végén.

A videó meg egy pörgős kis 2 perces mood videó, amiből átjön az esemény hangulata és jellege is.

Szuperül használható a következő esemény promótálásához.

Hostessek

2 ügyes hostess elég is volt.

A feladat nagyrésze a regisztráció volt, illetve a távozó ajándékok átadása.

Ezen felül kérdőívezés és informálás volt még terítéken.

Hazudtam, mert volt még 2 host srác, akik azért jöttek az esemény közben, hogy pakoljanak.

A már említett ebédszünetre tervezett iskolapados átrendezésben voltak ők a segítségünkre.

Nyomdai anyagok és branding

A helyszínen 2 beachflag volt kitéve az utcafrontra, hogy az arra járó vendégek már távolabbról lássák, hogy hova kell majd jönniük.

Ezen felül bent 2 nagy rollup volt ugyancsak brandingelési céllal.

Az meg alap, hogy irányítótáblák nem csak nyilakkal voltak, hanem rendezvény saját arculattal rendelkeztek.

Ezen felül a helyszín saját Tv-it is használtuk a program kivétítésére és az arculat megjelenítésére.

Mindenki kapott amúgy nyakbaakasztót és ajándékot is.

Ajándék

Az ajándék is jó volt.

Mindenki kapott egy brandingelt pólót.

Emellé kaptak egy kis dobozkát, benne gumicukor, mini prospektus és keksz, illetve egy kis matrica.

Nyereményjáték

Na ez igazán menő volt!

A programozási kis háziversenyen résztvevők közt kisorsoltunk egy LEGO Lamborghinit.

Masszívan nagy csomag volt és zseniálisan nézett ki a képen.

Rég volt, hogy rajongtam a LEGO-ért, de most újra megtetszett a kép alapján.

A nyertes, ha ezt olvassa, küldje el a kész autó fotóját pls!

Nehézségek

„Probléma nincs, csak feladat!”

Mindig is ezt mondtam az egész rendezvényszervezésre!

Így tehát nézzük ezeket, hisz olyan rendezvény még nem volt, amin ne akadt volna ez-az.

Átnevezték a helyszínt!

Ne röhögj ez komoly.

Konkrétan a HubHub üzemeltetője ezt a közösségi teret átadta / visszaadta és a saját maga által épített irodaházba helyezte át.

A név maradt, csak a helyszín változott.

Nyilván mi a helyszínt szerződtettük és nem egy nevet, úgyhogy mire a rendezvény megvalósult már az új néven futott a helyszín.

A kommunikációban is az új név volt és a címet is kiírtuk.

Egyetlen porszem volt a gépezetben és az én magam voltam!

A szervezés megkezdésekor még az eredeti név volt és az ajánlatkérésekbe is azt írtam bele.

A hostess ügynökségnek a HubHub nevet írtam csak le és nem a pontos címet.

A hostessek tervezett érkezésének idejében csörgött is a telefon.

A 2 hostess lány hívott, és pont azt mondták, ami tetszett: „Itt vagyunk”.

Na mondom, akkor gyertek fel az emeletre…

Kis beszélgetés után kiderült, hogy a másik helyszínre mentek, teszem hozzá JOGOSAN!

Így hát Ők kocsiba ültek, én megőrültem és fejemet vertem a falba.

Amatőr hiba, de cserébe nekiálltam dobozokat hajtogatni, meg badge-eket összerakni a regisztrációra.

Wifi távolság

Mint említettem a stream a kamera képét közvetítette kifele a tableten keresztül a saját wifi routerével.

Na ugyanez a tablet felelt a regisztrációért.

Le is volt próbálva előre… csak hát nem a konkrét helyén.

A regisztráció 2 ajtóval kijjebb volt, mint a konferenciaterem.

Ha a tablet kint volt a regisztráción leállt a stream, ha meg bent volt, akkor nem lehetett regisztrálni…

A megoldásom?

Az elején vissza a gyökerekhez (képletesen).

Papírra írták a neveket, hogy haladjunk!

Közben pedig intéztem új accountot a regisztrációs felületre, amit időközben letöltöttünk egyikük telefonjára.

Profik voltak és megoldották végül.

Akik meg papíron voltak, azokat 15 perccel később már regisztráltuk is a rendszerbe név alapján.

Yeah!

Aznapi meglepetés

A vendégeknek szánt ajándékok nem csak Nekik voltak meglepetések sajnos.

A megbízó cég ezt külön postázta ezért mi is csak akkor kaptuk meg aznap.

Dobozok összehajtás nélkül.

Pólók ömlesztve.

Minden ajándék külön.

Sok idő elment vele, hogy aznap raktuk össze a csomagokat és értelmeztük a dolgot.

Így is megvoltunk időre, de azért egészségesebb lett volna, ha ezt korábban csináljuk!

Ingyenélők

Valahogy mindig vannak emberek, akik megtalálják az ingyen kaját bármilyen rendezvény is legyen!

Esküszöm nem tudom, hogy csinálják, de nagyon megy Nekik!

Azt hiszem minden szervező látott már ilyet, de azért nekem ritka volt ezidáig.

Most viszont van egy konkrét ember, akit kiszúrtam magamnak!

A történetünk 2021 nyarára tekint vissza.

Nem mesélném el az egész storyt, de a lényeg, hogy kis túlzással kidobtam egy VIP eseményről.

Napközben a helyszínre bárki jöhetett, este viszont csak a megbízó cég VIP vendégei névsor alapján.

Na emberünk erősködött, hogy kiket ismer a cégnél, meg jaj mennyire ciki nekem (!), hogy Őt nem engedem, hogy maradjon.

Bezzeg a kontaktot is ismerte, de nem merte felhívni…

Rendezvényen nekem csak egy ember mondhatja meg, hogy mit szeretne változtatni és az személyesen a megbízó.

Nem érdekel az se ha a miniszterelnökről is van szó… ha nincs a listán repül.

Ha a megbízó visszaigazolja, hogy maradhat, akkor max viszek Neki egy sört.

Na a story, hogy nyilván nem győzött meg és repült.

Aztán egy másik rendezvényen is felbukkant de hát van ez így, nem lenne ez gyanús.

Sajnos jellegzetes feje van az embernek és jó magas is.

Szívás!

Na ezen a rendezvényen is ott volt persze.

Gyanúsan kerülte a szemkontaktust velem, de most nem dobtam ki.

Legközelebb, ha jön egy másik rendezvényemre, akkor majd megkérdezem, hogy mi járatban?

Összegzés

Egy szuper konferenciát csináltunk a vendégeknek és a megbízónak is!

Mindenki hálás volt és mosolygós.

A Budapesti esemény volt az egyik legsikeresebb mind közül (volt ugyebár párhuzamosan máshol is).

A felmerülő problé…khm feladatokat orvosoltuk ott a helyszínen és gyorsan.

A kaják finomak voltak, a vendégek jófejek… mi kell még?

A fenti hibákból tanulj kérlek.

Én sokszor megfizettem már a tanulópénzt, hogy most ezeket gyorsan és rutinból tudjam orvosolni!

Nem sajnálom, inkább örülök is neki, mert így lettem egyre jobb és jobb!

Ha nem akarod ezeket Magad megfizetni és ránk bíznád a rendezvényedet, hogy nyugodtan tudj aludni, akkor keress minket az elérhetőségeink egyikén!

Tartalomjegyzék

Facebook
LinkedIn
Email
Picture of Petőfi Tamás

Petőfi Tamás

Petőfi Tamás vagyok, a Hybrid Agency alapítója. Olyan céges rendezvényeket szervezek sikeres KKV-knak, amikbe nem kell, hogy beleőszüljenek. Nem rabolom az idejüket, nem merülnek fel plusz költségek, így a siker szinte garantált. Főiskolai időszakom alatt saját csoportos utazásokat szerveztem. Ezt követően extrém sport programokat is lebonyolítottam csoportoknak. Voltam nonprofit szervezet belsős rendezvényszervezője. Junior rendezvényszervezőként dolgoztam egy hazai ügynökségnél. Senior rendezvénymanager voltam egy nemzetközi ügynökségnél. Sokáig szabadúszóként bedolgoztam hazai nagy ügynökségeknek. A FINA 2022 rendezvény teljes dekorációjának én voltam a vezetője / felelőse.

A DÖNTÉS A TIÉD!

Jelentkezz most és hozzuk össze az eddigi legütősebb céges rendezvényeteket!

Ha tetszett a cikk és Te is hasonló rendezvényt szeretnél, vagy pont a fent leírt hibákba nem akarsz belecsúszni, akkor ne késlekedj!

✓ Kötelezettségmentes konzultáció Tamással

További cikkek

Összetevők
Rendezvényszervezési TIPPEK
Petőfi Tamás

Ételérzékenység a rendezvényen

Az ételérzékenység / ételallergia, de a vallási vagy diétás étkezés is fontos tényezők, amikre egy rendezvény szervezésénél figyelni kell! Akár halálos is lehet, de épp elég, ha csak ciki a rendezvény számára…

Elolvasom a cikket

Kérj díjmentes visszahívást!

Az űrlap kitöltését követően hamarosan keresni fogunk

A beszélgetés díjmentes, illetve nem jár semmilyen kötelezettséggel sem.

GDPR, Adatkezlés és ehhez hasonló témákban kérlek látogass el Adatkezelési tájékoztató oldalunkra (KATT IDE)!