Sőt, az ügyfél is hálás és köszöni
Avagy: hogyan lesz egy elírásból, egy HDMI-kábelből és néhány feleslegessé vált tartalékból egy ügynökség valódi arca?
Olvasd végig. Érdemes.
Könnyű leírni, hogy “nálunk stresszmentes a rendezvényszervezés”. Nehezebb megmutatni, mit jelent ez valójában, amikor a helyzet nem annyira kényelmes. Az alábbiakban nem ígéreteket mutatunk, hanem két szituációt, ahol konkrét döntés született.
Mindkettő céges karácsonyhoz kötődik. Mindkettő megmutatja ugyanazt: a háttérben mi mindent teszünk azért, hogy Te vendégként éld meg a saját rendezvényedet, akkor is, ha erről Te sosem tudnál semmit.
Az ügynökségek közötti igazi különbség nem az, hogy melyik tud szebb prezentációt küldeni, vagy melyik ajánlatban szerepel több tétel.
Az igazi különbség ott látszik, amikor valami nem a terv szerint alakul. Hogy ilyenkor a szervező mit csinál, kit hív, kire hárít, és mennyi ideig tart, amíg az ügyfél megérzi, hogy valami nincs rendben.
Ezt előre nehéz mérni. Csak azután lehet tudni, hogy megtörtént.
1. eset: a tízszeres elírás és a 236.800 Ft
2025-ben, szeptember körül, egy ügyfelünk decemberi rendezvényének ajánlatát írom. Rutin munka. Sok tétel, több szállítói ár, standard folyamat.
Aztán megtörténik, ami megtörténhetett: az az asztal, amit én 4.000 Ft/darabon kaptam a helyszíntől, az ügyfél ajánlatában 400 Ft/darabon szerepel.
Tízszeres elírás. Nettó 236.800 Ft különbség az én rovásomon.
Maradjunk annyiban, hogy suboptimális.
Mielőtt leírom, mit csináltam, leírom, mit tehettem volna.
Az ügynökségek nagy része ilyenkor kedvesen, nyájasan jelezné az ügyfélnek: bocsi, elba…rontottuk. A jófej ügyfél megértő, minden megy tovább a rendes árakon.
Ez az iparági norma. Nem borzasztó, nem becstelen, egyszerűen ez az, amit az ügyfél általában “ért” és elfogad, mert nem vár mást.
A legtöbb cégnél, aki céges karácsonyi rendezvényt szervez, fel sem merül, hogy ez másképp is működhet.
Ez nekem NEM fér bele az igazságérzetembe.
Az én hibám, az én felelősségem.
Az ügyfeleim felé pont ez az egyik legerősebb ígéretünk: nálunk nem esnek ki a csontvázak a szekrényből. Azaz ha mégis kiesnek, visszatuszkoljuk.
Döntöttem: álltam a rossz árat. Csöndben, a saját zsebemből, hónapokkal azelőtt, hogy az ügyfél bármit tudott volna az egészről.
A terítőt végül máshonnan kellett rendelni, az arányaiban drágább lett, de ez már csak hab a tortán.
A rendezvény lement. Sikerült. A céges karácsony estéje az lett, aminek terveztük. Az ügyfél elégedett volt, és nem tudott semmiről.
Ahogy kell.
A válasz, ami mindent megért
Idén az ügyfél ismét ajánlatot kért. Ugyanarra a helyszínre is, többek közt. Idén nyilván a rendes áron kellett beleírnom a tételeket a költségvetésbe, mert azért mazochista nem vagyok.
Fel is merült a kérdés: miért lett drágább ez a tétel, ha ugyanarról a helyszínről van szó? Ekkor mondtam el, mi történt tavaly. Az elírást, a döntést, az összeget.
A válaszüzenete szó szerint:
“Köszönöm szépen az infót és a nagylelkűségedet”
Nem taps, nem díjátadó, nem virágcsokor. Egy köszönetüzenet attól az ügyféltől, aki fél évvel korábban úgy ment haza a saját céges karácsonyi rendezvényéről, hogy nem tudott semmiről.
És úgy jött vissza idén ajánlatkérni, hogy természetesnek vette, hogy velünk dolgozik tovább.
Buktam nettó 236.800 Ft-ot? Igen. Fájt? Hát, nem tetszett az tuti.
De hogy büszke vagyok-e arra, hogy a saját ügynökségemet úgy építem, hogy ez erősségünk tudjon lenni, és így tudok mosolyogva tükörbe nézni?
Hatalmas IGEN.
A kétkedőknek előre mondom: igen, a rendezvény ettől még nyereséges volt, de ettől még nem álszentség ez a sztori, hisz ki örülne bruttó több mint 300.000 Ft kiesésnek?
Na látod…
2. eset: a HDMI-kábel, amit nem kellett volna hogy nálunk legyen
Egy másik decemberi rendezvényen, szintén céges karácsony, ott volt a táskámban egy HDMI-kábel és egy HDMI-USB-C átalakító.
Miért? Mert a szállítói ajánlatban konkrétan le volt írva, hogy a technikát ők hozzák. Benne volt a szerződésben. Ezért a felszerelésért nem mi voltunk a felelősök.
December van. Rohanás. Minden helyszínen egyszerre telik. A technikások nem hoztak HDMI-kábelt. Konkrétan nem hoztak, pedig szállítói felelősség volt.
Nálam volt. Sőt, az átalakító is.
Az ügyfél prezentálni akart a kollégáinak a céges karácsonyukon. A prezentáció megtörtént. Az ügyfél elmondta, amit el akart mondani. A karácsonyi buli ment tovább.
Most gondolj bele: mi lett volna, ha nincs nálam?
Ott állnak egy TV-vel, amin nem tudnak prezentálni. A kollégák előtt. A céges karácsonyon. Én elfutok valahová kábelt keresni, de addig mi van?
December van, este, rendezvény közben. Ezt a pillanatot a helyszínen már nem lehet pénzzel megoldani.
A kábel ára pár ezer forint. De nem a kábel ára a lényeg. Az a katasztrófa a lényeg, amit megelőzött, és amit utólag már nem lehet visszacsinálni.
Nem azért tartom a táskámban, mert ez a protokoll. Azért tartom, mert tudom, hogy a decemberi rohanásban baj lehet belőle, ha nincs ott, és akkor nem az számít, kinek kellett volna hoznia.
Ez a fajta túlkészülés nem egyszeri eset. Ez az, ahogy gondolkodunk. Mielőtt elmegyünk egy rendezvényre, végigmegyünk azon, mi minden mehet félre, és amire tudunk felkészülni, arra felkészülünk.
Ha az eszköz a táskában marad és sosem kell elővennünk, jó. Ha szükség van rá, ott van.
Az ügyfél sosem tudja meg, hogy szüksége volt rá, és ez a legjobb, ami történhet.
A láthatatlan biztonsági háló
Az előző két eset ugyanazt mutatja, csak más szinten. Az egyik 236.800 Ft-ba kerül. A másik pár ezer forintba.
De egyik esetben sem a mi kiadásunk az igazi lényeg, hanem az, amit megelőzött. Egy elírás, amit az ügyfél fizet meg. Egy pillanat a TV előtt, amit pénzzel nem lehet visszacsinálni.
A biztonsági háló értéke nem a tartalék-tétel ára: az a katasztrófa, amit megelőz.
És ezek csak azok az esetek, amikre van sztorim. Mellettük ott van minden más is, amiről sosem lesz sztori, mert ha minden jól megy, nincs mit mesélni. Ez a cél.
- Tartaléknak rendelt matrica, ami sosem romlott el, de ha elromlott volna, ott lett volna a csere.
- Extra rendezvényeszköz, ami biztos ami biztos alapon lett megrendelve, és végül nem volt rá szükség.
Van egy mondatom, amit sokszor el szoktam mondani, mert pontosan leírja, ahogy dolgozunk:
“Sok olyan extrat rendelünk és fizetünk, amikről az ügyfél nem is tud, csak amiatt van, mert tudjuk, hogy baj lehet belőle, ha épp elfogy vagy nincs ott.”
- Tartaléknak rendelt matricák, ha a helyszínen valami megrongálódna.
- Extra rendezvényeszközök, biztos ami biztos alapon rendelve, amelyek végül a raktárban maradnak.
- Egy HDMI-kábel a táskában, amire szerződésileg más volt a felelős.
Ezek egyike sem kerül az ügyfél számlájára. Egyikük sem szerepel az ajánlatban. Az ügyfél legtöbbször nem is tud róluk, és ezért mi nem veregessük a vállunkat. Ez csak az, ahogy dolgozunk.
Mert a céges karácsonyi rendezvény szervezésekor az ügyfél egy dolgot szeretne megvásárolni: azt, hogy december azon az estéjén ne kelljen semmivel foglalkoznia.
Mitől más nálunk a céges karácsony szervezése
Ezt konkrétan így biztosítjuk:
- Az ajánlat tételes és fix. Ami benne van, az benne van. Ami nincs, azt mondjuk, nem a végszámlán derül ki. Ha a különbség a mi hibánkból adódik, azt mi viseljük.
- Ha a saját hibánkból valami elromlik, azt mi kezeljük. Nem az ügyfél problémája, nem az ügyfél stressze, és nem az ügyfél pénztárcájának a kárára. Ez kényelmetlenebb nekünk rövid távon, de ez az egyetlen mód, hogy az ügyfél valóban bízzon bennünk.
- A háttérben mindent lebiztosítunk, amit lebiztosíthatunk. Tartalékok, amikre nincs szükség. Eszközök, amik a raktárban maradnak. Kábelek, amik nem a mi felelősségünk lennének, de mégis ott vannak, mert lehet, hogy szükség lesz rájuk.
- A rendezvény napján helyszínen van valaki a mi részünkről, aki dönt, ha dönteni kell. Az ügyfél nem koordinálja az alvállalkozókat a vacsora közben. Nem futkos kábel után. Nem magyarázkodik a helyszínnek. Mi intézzük, csöndben, a háttérben.
- A rendezvény végén az ügyfél vendégként megy haza. Nem szervező-koordinátorként, aki az egész estén azt figyeli, mi sülhet el rosszul. Vendégként, akinek az estéje egyszerűen lement.
Valódi projektek, amiket megnézhetsz
Ha kíváncsi vagy, hogyan néz ez ki valódi projektekben, nézd meg néhány céges karácsonyi referenciánkat:
- Sciengineer céges karácsony, 2024
- Gamax Laboratory Solution karácsonyi rendezvénye, 2023
- Synergy karácsonyi rendezvénye, 2023
Az integritás ára és haszna
Az integritás nem azért érték, mert jó marketingtartalmat lehet belőle csinálni. Azért érték, mert az az ügyfél, aki egyszer megérti, hogyan dolgozunk, akár a 236.800 Ft-os sztorin keresztül, akár egy HDMI-kábelen, az a következő céges karácsonyt is velünk szervezi.
Nem azért, mert a legolcsóbbak voltunk. Hanem azért, mert tudja, hogy amit ígértünk, azt tartjuk. Még akkor is, ha az ígéret betartásáról senki más nem tudott volna.
Ha azt is szeretnéd mérlegelni, mit ér üzletileg egy ilyen megközelítés, a céges rendezvény ROI-járól szóló cikkünkben részletesen kifejtjük.
Egy jó céges karácsonyi rendezvény szervezése nem attól lesz emlékezetes, hogy pontosan úgy ment le, ahogy a prezentációban szerepelt.
Attól lesz emlékezetes, hogy az ügyfél másnap azt mondhatja: “Ez volt az első év, hogy magam is élveztem a saját rendezvényünket.”
Ez a mondat azt jelenti, hogy a háttérben minden rendben volt, és az ügyfélnek nem kellett tudnia, miért.
Ha Te is nyugodt akarsz lenni a céges karácsony szervezése és a költségvetés szempontjából, kérj Tőlünk ajánlatot. Tételes lesz, fix árral.
Ha kérdésed van az árakról akár korábbi évekre visszamenőleg is, megválaszoljuk.
Ha az első egyeztetés után úgy döntesz, hogy inkább saját magad csináljátok, az is rendben van, de legalább tudni fogod, mibe vágsz bele.
Ha még nem tudod, mire figyelj rendezvényszervező választásakor, ez a cikk segíthet eligazodni.
Hungarian 
English