Hybrid Agency Logo

5+1 dolog, amire NEM-et mondunk Neked!

Na ezzel most darázsfészekbe fogok nyúlni, azt előre érzem, de mégis… bármennyire kényes a téma, bizony-bizony megesik, hogy NEM-et kell mondjunk bizonyos kérésekre.

Még ha sajnáljuk is olykor, de van, amiben nem tudunk engedni.

Törekszünk rá, hogy a lehető legjobb megoldást kínáljuk bárminemű kérdésre. Az egyik legnagyobb feladatunk emellett, hogy az ügyfeleinknek alternatívát (többet is) nyújtsunk az igényeire.

KULCSGONDOLAT

Sosem a problémát, hanem a megoldandó feladatot látom!
Így a "NEM" után, általában egy tucat új javaslatot adok helyette!

Van azonban pár dolog, amire kategórikusan nemleges választ fogunk Neked is adni!

Ebből hoztam én most párat, és remélem, hogy tanulságos lesz számodra is… nameg, hogy megérted, miért nem tudunk ezekben rugalmasak lenni!

Sőt… bízok benne, hogy még meg is köszönnéd ezt a választ adott esetben (legalábbis egy részüket).

Az ügyfeleink, akiktől ezek egy része is akár elhangzott, általában a legjobb szándékkal kérdeztek minket.

És igen…

Még mindig együtt dolgozunk!

FIGYELMEZTETŐ

Az alábbiak természetesen “tapasztalatból hallott” információk, és a valósággal bárminemű egyezés csupán a véletlen műve! Bárki ismerne is magára, az csupán egy rossz álom, és a storykból a cégekre következtetni nem fogtok tudni!

(Kötelező sorokat leírtam: pipa.)

Miért kell NEM-et mondani egyáltalán?

A legtöbb esetben a kérdés a legjobb szándékkal is de vagy tudatlanságból, vagy ügyeskedésből fakad.

Az ügyfeleinket és a rendezvényeiket ilyenkor Önmaguktól mentjük meg.

Nameg a hatóságoktól…

Vannak persze olyan kérdések is, amiket mi nem vállalunk, de ez saját döntésünk, illetve van, amiért nem tudunk felelősséget vállalni szimplán.

Persze megesik, hogy csak be kell lássuk; mi sem érthetünk mindenhez, és emiatt irányítjuk az ügyfelünket egy, a témában profi partnerünkhöz!

 

Tilos

Biztonság kockáztatása

Nalátod, hogy a Te érdeked a határozott kiállásunk néha a magunk igaza mellett.

Több aspektusa is van ennek a kérdésnek viszont.

Jogi, tapasztalati és költségvetési is.

 

Gondolj csak bele;

Van egy 300 fős rendezvényed egy nagy épületben és sokallod az ajánlatot a 6 biztonsági őrre!

Lefordítom ezt Neked:

  • 300 fős létszám alapján 3 fős biztonsági csapat elégséges lenne
    • Ha a létszám nőhet 300 fölé is, akkor már 4
    • Ezt jogszabály írja elő, nincs mese!
  •  A költségvetésed gondolom nem unlimited, így fáj a biztonsági őrök extra díja
    • Emiatt szerinted elég csak 1 a bejárathoz (“a többit megoldjuk hostessel”)
  • Az ajtók / bejáratok száma alapján a biztonsági cég jogosan javasol 6 főt, mert nem lehet védeni az épületet és a bent levőket máskülönben

Az 1 fős verziódra NEM-et fogunk mondani, hisz sem magunkat, sem a rendezvényt, sem Téged, de főleg a vendégeket nem akarjuk veszélybe sodorni.

Nincs az a pénz, amiért ez megérné szerintem!

(!) PRO megoldás részünkről

  • Első és legfontosabb, hogy elmagyarázzuk Neked, hogy azért nem elég 1 fő, mert ezt jogszabály meghatározza (amit a West-Balkán tragédia idején szigorítottak)
  • Így tájékoztatunk, hogy legjobb esetben is 3 fő kell legyen, melynek díja xyz
  • Hostess nem lehet, mert azt egy hatóság sem veszi be…
  • Megkérdezzük a helyszínt, hogy lehet-e úgy szeparálni az épületet, hogy kevesebb bejáratot kell őrizni
  • Átbeszéljük a biztonsági céggel a személyzetük pozícóit és az ajtók bezárhatóságát
    • vagy ha ez ütközne a biztonsági tervvel, akkor azt, hogy csak belülről lehessen nyitni Őket
  •  A hallottakat elmondjuk Neked, és közösen konszenzusra jutunk a megoldás kapcsán
    • Lehet, hogy amúgy elég 3, de mi 4-et javaslunk Neked abban az esetben, ha pontosan tudjuk, hogy amúgy kelleni fog…
    • De… itt a döntés már a Te kezedben van, hogy a minimum fölött elfogadod-e a javaslatunkat, vagy sem!
Security

Engedélyek figyelmen kívül hagyása

Az előző után, szerintem ezt nem taglalom sokáig.

Engedélyek és a bejelentések nem mókás dolgok.

Mi is utáljuk… de ettől még, ha nincsenek meg, akkor majd nézünk egymásra bután, amikor bezárják a rendezvényt.

 

Jog

Adóelkerülés

Nyilván segítünk, ahol tudunk, de ebben nemigen van kispaku.

A legtöbb kérdés a “REPI” adó kapcsán szokott felmerülni.

Khömm, azaz sosem merült fel, csak mesélték mások.

-Meg lehet oldani, hogy a számlán csak “Rendezvényszervezés” szerepeljen?

-Meg! Sőt, amúgy is csak az fog!

A gond nem itt kezdődik.

A NAV is a szerződést / ajánlatot / megrendelést nézi!

Mivel a számla közvetített szolgáltatást tartalmaz, emiatt (meg amúgy is) egyértelmű, hogy nem én főzöm le a kis kezemmel a 300 adag pörköltet a családi napra…

A szerződésben meg ott lesz a 300 adag pöri konkrét árral együtt, ami az általad befizetendő adó alapját fogja jelenteni.

– …és mi van ha szerződésbe se írjuk bele?

– Haha… NEM!

Nem azért mert egy szemét állat vagyok, hanem mert ezesetben nálam ragad be a repi adó.

Azt meg hobbyból nem fizeti ki senki.

Ez bizony szívás, bárhogy is kerülgetjük a forró kását.

De tudunk vele valamit csinálni? … a választ tudod!

(!) PRO megoldás részünkről

  • Ha ezekkel nem vagy képben, akor felvilágosítunk.
  • Szívesen összekötünk a könyvelőnkkel, aki a befizetés módját és stb simán elmagyarázza Neked, ha Te vagy a könyvelőd ezzel nincs képben!
  • Minden mást olyan egyszerűvé varázsolunk a rendezvényed szervezésének idején, hogy ez az egy kellemetlenség jut csak… a könyvelődnek (oké meg a céges számlának sajnos)
Tax

Felelősség a létszámért / jegyeladásért

Na ez már kevésbé egyértelmű, mint az eddigiek.

Itt inkább csak nincs megfogható érv az emberek és cégek fejében, ami alapján ez fekete vagy fehér lenne.

Volt, hogy megkaptuk, hogy garantáljunk X létszámot az eseményre…

huh… nagy levegő.

Szóval megpróbálom szépen levezetni Neked, de ne legyen belőle sértődés!

Nem tudunk felelősséget vállalni a terméked / szolgáltatásod / rendezvényed tematikája és árazása kapcsán (erről majd később).

Ez a Te felelősséged, bármennyire is melletted állunk mindenben, ami rendezvény!

Mi “csak” végrehajtók vagyunk ezen a téren…

  • Készülünk 10-80-1000 főre? OK!
  • Legyen tartalék 30 szék? OK!
  • Kérjük a kaját 45 főre? OK!

Durvábban?

Nem tudjuk, hogy érdekel-e bárkit a terméked, hogy túláraztad-e a rendezvényt, és hogy beleválasztottál-e egy éppen rossz dátumba... de az időjárást se tudjuk befolyásolni.

(!) PRO megoldás részünkről

  • Kikérdezünk minden körülményről és a célodról
  • + megkérdezzük az előző rednezvényeidről az infókat
  • Azt tudjuk tenni, hogy az eddigi tapasztalatunk alapján a lehető legoptimálisabb
    • Helyszínt
    • Időpontot
    • Cateringet
    • … bármit ajánlunk a célcsoportnak megfelelően!
  •  Körülnézünk a dátumok terén, hogy nem ütközik-e valamivel
  • Javaslatokat teszünk, mert a mi érdekünk is, hogy jól sikerüljön a rendezvényed
 
És amúgy bármennyire is határozottak vagyunk ebben…
A végén hatalmas űr tátong bennünk is, ha kevesen jönnek el a rendevzényedre!
Mi is emberből vagyunk!

Bármennyire király rendezvényt raktunk össze Neked, ha kevés az ember, akkor az a mi kedvünket is letöri. 🙁

Jegypénztár

Gagyi minőség

Ha az alábbit nem érted, nyugodtan görgess tovább olvasgatás nélkül!

Költséghatékonyság ≠ Olcsóság

Igen… nyilván mi is szerveztünk és szervezünk néha olyan alacsony költségvetéssel rendezvényt, ami komoly kihívás, még ha a legtöbb nem is ilyen!

A gond ott kezdődik, amikor ahelyett, hogy értelmes és hatékony kompromisszumot kötnénk az adott esetben szűkös budget tudatában… inkább elkezdjük elgagyizni a megoldásokat.

Amikor valaki maga akarja hozni otthonról a szalvétát, meg a kisfia néha fotózik a telefonjával, tehát simán megoldja a rendezvény fotózását; ott valami nincs a helyén.

Én azt gondolom, hogy egy rendezvény az befektetés!

Persze szabad szemmel jól látható befektetés, de egy nagyon értékes (szerintem a leghatékonyabb) kommunikációs csatorna.

Ha nincs pénz kifizetni a profi fotós óradíját a 10 órányi rendezvényre, akkor legyen ott 4-et, amikor a leghasznosabb.

De igen… van, amikor az ügyfél kérésére a saját fotósukkal dolgozunk mi is, aki valóban képes fotózni!

Ha egy prémium rendezvényt akar valaki tartani egy lepukkant helyen (nem összekeverendő a loft stílussal), akkor megintcsak kapufa.

A végén úgyis Te döntesz, de van egy szint, ami alá nem megyünk (a Te érdekedben)!

(!) PRO megoldás részünkről

Nincs azzal baj, ha egy cégnek kisebb a költségvetése, de van egy határ, ami alatt inkább azt javasoljuk, hogy várjunk a rendezvénnyel, vagy esetleg egyáltalán nem is rendezvényre van szükségük (adott esetben azt a keveset jobb elkülteni Fb hirdetésre, vagy valami hasonlóra…).

  • Átgondoljuk a rendezvény koncepcióját
    • Lehet, elég kisebb létszám
    • Vagy nem kell catering egyáltalán
    • Beleférhet fél napba is
    • Nem kell belvárosban lennie mégsem…
    • A lehetőségek tárháza végtelen kb.!
  • Optimalizáljuk a költségvetést
  • Kihúzzuk, ami nem “must have”
  • Adunk új lehetőséget pénzt szerezni
    • Eladó kiállítói helyek
    • Támogatói jegy
    • Szponzorációs lehetőség / felületek
Hajléktalan

Időhiány

Varázsoltunk már nagyokat, de van ami lehetetlen!

Általában nem a szervezési idő a kevés, hanem az adott dátumon a szolgáltatók elérhetősége tud szűk keresztmetszet lenni.

Ez nem az Ő hibájuk és nem is a miénk… Neked se a hibád a szó legszorosabb értelmében, de ettől még szívás.

Fesztiválszezon közepette nagy sátrat, dekorost és műanyagpadlót keresni elég necces pl...

Mit tudsz tenni?

  • Kezdd el időben szervezni! (TÁDÁMM!)
  • Ne lepődj meg, ha kompromisszumot kell köss, ha későn kezdted szervezni
    • Másik dátum
    • Másik szolgáltató
    • Drágább árak
    • Másik helyszín
Homokóra

Összefoglaló

Jó és hatékony rendezvényeket szervezünk a megbízóinknak, amik sikeresek!

Csinálom ezt már évek óta sok féle formátumban.

Emiatt nagyon sok tapasztalat és rutin halmozódott fel, amiből következik az is, hogy megtanultam NEM-et mondani.

Na még nem elég dologra, de már egészen alakul…

Az SOS megrendelések és változtatásokra még nem tudok…

Az őrültség határát súroló felkérésekre sem…

De arra igen, amikor a megrendelő döntése veszélyezteti a rendezvényt valamilyen formában!

Nem mártírkodok, hogy “köszönd meg nekem” mert ezzel jót teszek Neked, de azért a fentiek alapján érthető, hogy ebben mégis van egy ilyen sugallat.

A legfontosabb

Te találod ki a CÉLT, én elmondom a HOGYAN-t, és együtt, közösen megvalósítjuk a sikeres rendezvényedet!

A legfontosabb

MINDEN esetben a “nem”-et, az követi, hogy hogyan “IGEN”!

Azaz legalább 1, de inkább több opciót is kínálok ilyenkor Neked (azonnal), hogy az általad megálmodott (és nem megvalósítható / veszélyes) elképzelésedet, hogyan lehet kis kompromisszummal, de megvalósítani.

Lehet, hogy másik helyszínen… vagy másik időpontban, netán drágábban másik szolgáltatóval…

De a lényeg, hogy nem állok meg ott, hogy valamit nem lehet megoldani.

Mindent meg lehet oldani, és mi meg is fogjuk!

Fun Fact rólam

Abszolút nem ide tartozik, de ez az én blogom és csak azért is leírom magamról! 😀
Ha személyesen engem kérdezel, akkor én ezekre is NEM-et fogok Neked mondani:
  • Kávé
    • Nagyon ritkán azért belefér, de akkor is több benne a tej és a cukor, mintsem, hogy kávénak merjem hívni.
  • Cigi
    • Ne csodálkozz, ha Téged is megkérlek, hogy ne cigizz!
  • Energiaital
    • Van a kocsiban, de csak azért, hogy ha hajnalban kell hazavezessek, akkor túléljem.
  • Alkohol
    •  Rendezvényen és bármilyen munka körülmények közt totálisan NEM!
    • Amúgy se nagyon… de a rendezvény után itthon egy jó pohár rosé azért az más!
  • …és azokra is, amik amúgy is tiltottak!

Tartalomjegyzék

Facebook
LinkedIn
Email
Picture of Petőfi Tamás

Petőfi Tamás

Petőfi Tamás vagyok, a Hybrid Agency alapítója. Olyan céges rendezvényeket szervezek sikeres KKV-knak, amikbe nem kell, hogy beleőszüljenek. Nem rabolom az idejüket, nem merülnek fel plusz költségek, így a siker szinte garantált. Főiskolai időszakom alatt saját csoportos utazásokat szerveztem. Ezt követően extrém sport programokat is lebonyolítottam csoportoknak. Voltam nonprofit szervezet belsős rendezvényszervezője. Junior rendezvényszervezőként dolgoztam egy hazai ügynökségnél. Senior rendezvénymanager voltam egy nemzetközi ügynökségnél. Sokáig szabadúszóként bedolgoztam hazai nagy ügynökségeknek. A FINA 2022 rendezvény teljes dekorációjának én voltam a vezetője / felelőse.

A DÖNTÉS A TIÉD!

Jelentkezz most és hozzuk össze az eddigi legütősebb céges rendezvényeteket!

Ha tetszett a cikk és Te is hasonló rendezvényt szeretnél, vagy pont a fent leírt hibákba nem akarsz belecsúszni, akkor ne késlekedj!

✓ Kötelezettségmentes konzultáció Tamással

További cikkek

Összetevők
Rendezvényszervezési TIPPEK
Petőfi Tamás

Ételérzékenység a rendezvényen

Az ételérzékenység / ételallergia, de a vallási vagy diétás étkezés is fontos tényezők, amikre egy rendezvény szervezésénél figyelni kell! Akár halálos is lehet, de épp elég, ha csak ciki a rendezvény számára…

Elolvasom a cikket

Kérj díjmentes visszahívást!

Az űrlap kitöltését követően hamarosan keresni fogunk

A beszélgetés díjmentes, illetve nem jár semmilyen kötelezettséggel sem.

GDPR, Adatkezlés és ehhez hasonló témákban kérlek látogass el Adatkezelési tájékoztató oldalunkra (KATT IDE)!