Hybrid Agency Logo

Ez a sok extra költség fenyegeti a rendezvényt

Nem sok annál félelmetesebb van egy rendezvénynél, mint amikor jön a homlokra csapás, hogy “b..szki erre nem gondoltunk”…

Igazam van?

Főleg akkor, amikor ezt valamilyen költség indukálja.

Akkor is bosszantó, ha rá kell költeni 10-20.000 Ft-ot, de mi van akkor, ha ezek már 100.000-es tételek?

Akkor már legszívesebben nem a saját homlokodat csapkodnád, és nem csak tenyérrel, ugye?!

KULCSGONDOLAT

Mi részletes költségvetést küldünk minden ügyfelünknek, hogy minden tétel egyértelműen látszódjon -> NINCS MEGLEPETÉS!

Az egyik legfontosabb szerintem egy rendezvény szervezése során, hogy pontos és részletes költségvetést készítsünk az ügyfeleinknek.

Önző és egoista vagyok, de ha ezzel nem értesz egyet, akkor is ilyet küldök!

Miért?

Mert hiszem, hogy ha minden apróságot beleírok ez Neked is… és bevallom nekem is jó kis visszaellenőrzés, hogy “mindenre gondoltunk-e?”.

Nade ez a bejegyzés inkább arról fog szólni, hogy milyen tételek vannak, amik a legtöbbször meglepik az ügyfeleinket, vagy nem számolnak vele.

Lesz benne pár igen jelentős tétel és pár apróság is, hogy legközelebb ne lepődj meg ezek mértékén, vagy jelenlétén, ha költségvetést készítünk Neked, vagy épp Magadnak próbálod most összeállítani.

FIGYELMEZTETŐ

Ettől még nem lesz szuperhős a költségvetésed és nem is ezen múlik a világ túlélése. A lényeg, hogy felhívjam a figyelmedet rá, ezek miért fontosak, és miért szoktak ezek felett elsiklani a cégek.

Mi az a költség, amit előre tényleg nem tudni pontosan?

Van pár mozgó költség, amit előre nem is lehet beírni konkrétan, csak egy saccolt díjat, vagy legalább egységárat.

Félelmetesen hangzik?

Igen, valahol értem, de mindjárt megérted, ezekkel miért nem lehet előre felelősségteljesen számolni, és miért szoktam én is külön jelölni a költségvetésben, hogy ezek bizony utólagos elszámolással kerülnek majd felszámolásra.

Konkrétumok:

  • Hibák
  • Meg nem rendelt tételek
  • Területfoglalás
  • Úti költség
  • Grafikus díja
  • Főszámlás fogyasztás
  • Szemétszállítási díj
  • Szoba bérlés esetén a minibár fogyasztása
… nameg 2022 vége óta ide sorolható még a REZSI díj.

 

A teljesség igénye nélkül írtam ezeket, mert vezetik majd a szemedet legközelebb, de untatni se akarlak minden aprósággal.

 

Miért nem lehet ezeket előre fixen számolni?

Nézzük egyenként:

Hibák

Ha magatoknak szervezitek a rendezvényt, akkor akár milliós extra költség is felmerülhet ha hibáztok. 

Gondolj csak egy elrontott költségvetésre, vagy egy rosszul megrendelt cateringre.

Engedélyekről már ne is beszéljünk!

Na… ezektől a tanulópénzektől mentünk meg, ha mi szervezzük az eseményedet!

 

 

Meg nem rendelt tételek

Ha kollégád szervezi a rendezvényt biztos lehetsz benne, hogy mindent megrendelt?

(Persze lehet, hogy igen, ha ezzel foglalkozik alapvetően is!)

Nem fog aznap kiderülni, hogy 200 főnek nincs hova leülnie, vagy a családi napon hol a sátor padozata, netán a cateringes nem kap áramot majd a rét közepén…?

Ezektől mentünk meg igazán, mivel tudjuk, hogy mire kell tervezzünk, és megeszervezzük azt!

 

Úti költség

Nyilván tudjuk mi is, hogy mi a távolság Google Maps alapján két cím közt, de azt nem, hogy mondjuk hány helyszínbejárásra kell kimennünk a oda, vagy hány megbeszélés lesz Veletek, netán hány különböző helyről kell összeszedni a nyomdai anyagokat Nektek, mert speckó dolgokat kértetek és nem lehet egy adott partnerrel legyártatni.

Itt ami még meglepő lehet, hogy NEM a fogyasztással számolunk mi sem!

Beleszámoljuk az amortizációt, a pályamatricát, a kopó alkatrészek cseréjét, és csak ezeken felül az amúgy elfogyasztott benzint.

 

 

 

Grafikus díja

Na ez mindig érdekes. Elvileg besaccolható, de a gyakorlatban teljesen lutri előre megtippelni. Nem azért mert béna a grafikus, hanem mert nagyon változatos az, hogy 1-1 cég mennyire tudja előre azt, hogy mit is akar látni egy rollupon mondjuk… aztán ha tudja és meglátja sem biztos, hogy továbbra is annyira tetszik majd.

Ezt tetézi amikor ráadásul félreérthető is a brief, vagy nem tiszták a tervek. Ekkor jön a sok verziós export és próbálkozás, hogy mi tetszik majd… ez meg idő!

 

 

Főszámlás fogyasztás

A vezetőség ehet-ihat amit akar nyílván? Vagy üssék fel a büfében főszámlára a kollégáidnak a szendvicseket?

Na ebből azért lehet szép számla, amin aztán megy a meglepődés.

 

 

Szemétszállítási díj

Igen, az is jó, ha már tudjuk, hogy a helyszín ezt felszámolja.

De, hogy előre megtippelni hány köbméter lesz (köbméterben szokták megadni, vagy szállításonként…)? Teljesen vegyes! Nem egy horror költség, de azért bosszantó.

 

 

Minibár

5* hotel minibár árait láttad már? Hát az biztos, hogy ha van 5-10 VIP vendéged, és mindegyik nekiesik, akkor látni fogod a számlán.

Megoldás? Előre lehet jelezni, hogy a minibár fogyasztás az nem főszámlás, ergó maguknak fizetik!

 

…és akkor a legrosszabb:

 

 

Rezsi és közüzemi díjak

2022 első felében is volt külön díjazásként ilyen az ajánlatokban, hisz egy LED fal, vagy extra eszközök áramfelvétele igen jelentős, sőt azért télen kifűteni egy mobil eszközzel egy sátrat se piskóta…

Nade most?

1.000.000 Ft feletti fűtésszámlát is láttam már helyszíntől!

Fűtésre!

2 napra!

ÁUCS!

...de itt is előny, hogy legalább tudjuk, hogy felmerülnek majd!

Pénz

Mi az a költség, ami nem evidens és emiatt újként hat?

Van pár olyan költség is, ami első látásra meghökkentő, de amúgy abszolut logikus.

Ezek klasszikusan azok, amikre az ügyfeleink is rákérdeznek, hogy ez miért van, és utána kisimul mindenki arca.

Nade mikről is van szó?

  • Építési- / bontási nap
  • A’la carte fogyasztás
  • Biztosítás díja
  • Szervizdíj
  • Sürgősségi felár…
  • Személyzet
  • Személyzet étkezése
  • Szerelési segédanyagok
  • Biztonsági őrök díja
  • Szállítási díjak
  • Walkie-talkie
  • PenDrive / HDD
  • Eszközök fogyasztása
  • Tárolási díj
  • Nyomtatások

 

Építési- / bontási nap

Sokszor hallom, hogy “jaj, hát majd építsük fel a rendezvényt aznap hajnalban”.

Egyrészt ha hajnali 2-től épít egy csapat és utána Tőlük várjuk el a csúcsteljesítményt este a konferencián, akkor azt vagy nagyon meg kell fizetni, vagy váltásban lesznek.
Másfelől az a technika, amit nincs idő rendesen beállítani és letesztelni, az megannyi veszélyt rejt magában.
Vagy… ha nem is üt be a gebasz, akkor is lehet, hogy nem lesz elég idő, hogy mondjuk a fényeket szépen felprogramozza a technikus és lesz majd kis mozgó fény a díjátadón, de nem egy fullos show!
Megéri?
Nem mindig…

 

 

A’la carte fogyasztás

Igen, ez kb fent is volt, de itt most másra gondolok.

Van olyan étterem vagy kifejezett kérés, hogy nem italcsomagot fizet mondjuk egy cég a vendégeknek, hanem az Ő fogyasztásuk alapján fizet.

Rizikó, és nem kétlem, hogy van rá példa, hogy megéri, de több rossz példát láttam belőle mint jót… meg egy plusz stresszfaktor. Én nem szeretem.

A tipp itt az, hogy kérni szoktam én is a pultosokat, hogy sávos rendszerben jelezzék nekem, hogy hol tart a fogyasztás, így döntési pontokat hagyva a megrendelőnek, hogy “meghúzza a határt”.

 

Biztosítás díja

Nem akarom a kocsim kötelezőjét Rádtestálni.
A rendezvényed felelősségbiztosítását viszont olykor javasolt megfontolni.
Én magam sem vagyok annak a híve, hogy egy 30 fős megebszélésen ez releváns, de egy 300 fős karácsonyi party már más tészta!
 

Szervizdíj

Oké, ez azért annyira nem új, de az éttermek ajánlataiban nem óriási betűkkel van, és azért amikor ott van mondjuk 10-12%-az igenis meglátszik a végösszegen. Én is mindig beleírom az excelbe, de nekem is külön figyelnem kell rá, hogy benne van-e vagy sem…

 

 

Sürgősségi felár

Ez bizony-bizony akkor kerül(het) felszámolásra, ha valamit az utolsó pillanatban kérünk valamelyik alvállalkozótól. Nyomdától másnapra 500 db plusz prospektust, grafikustól éjjel gyors melót, vagy plusz biztonságiakat aznap estére…

 

 

Személyzet díja

Igen, az evidens, hogy kell hostess, meg pakolós ember.

A meglepődés akkor szokott megjelenni, amikor az Ő létszámuk és az óraszámuk feltűnik.

Bizonyám egyfelelől 2 fő is be tudja regisztrálni a 400 vendéget, de nagyon lassan… másfelől nem ám úgy számoljuk a munkaidejüket, hogy csak beesnek az első vendéggel együtt (kis oktatás, előkészületek, feladat értelmezés és azok kiosztása…).

 

 

Személyzet étkezése

Bezonyám, az egész napra odarendelt hostesseknek, de még a technikusoknak is illik enni adni. Ez egy oylan tétel, amit előre jó letisztázni, és az esetek nagytöbbségében a büféasztalon, a vendégek fogasztása után (!) marad annyi, hogy ez meg is van oldva, de ettől még kiemelten kedves gesztus, ha mondjuk egy teljes építésra napra a semmi közepére mindenki kap 2 szendvicset. 🙂

 

 

Szerelési segédanyagok

Jogos, hogy ez Téged ugyan miért érdekelne?!

Gondolok itt a gyorskötözőre, a ragasztószalagokra, a mindig eltűnő tollakra stb.

Én se teszem bele néha a költségvetésbe, ha nem számottevő, de az igazi érték, hogy ott van nálunk és megoldjuk vele a feladatot!

De azért egy sima konferencián is simán elhasználunk 10.000 Ft értékben kis biz-baszt.

 

 

Biztonsági őrök díja

Ezt azért vettem külön, mert csomó olyan komment jön vissza, hogy “Nem kell!” vagy hogy “Minek ennyi ember?”

Két féle válasz létezik rá, és nem… nem az, hogy azért mert le akarunk húzni!

Az egyik, hogy jogszabályi kötelezettség is 100 vendégenként legalább 1 biztonsági ember, és 10 biztonsági emberenként 1 biztonsági vezető is.

De a másik, hogy a rendezvényhelyszín és a vendégek összetétele miatt is szükség lehet rá… gondolj csak egy 4 felől nyitott rendezvényhelyszínre a belváros közepén. Nem zárhatod az ajtót mert hivatalosan menekítési útvonal, és van egy 80 fős VIP vendégeknek szóló eseményed. Hivatalosan elég 1 fő, a valóságban 3-at legalább javasolnék (1 bejáratnál meg ott vannak a hostessek regisztrálni, de melléjük sem árt +1 fő).

 

 

Szállítási díjak

Minden szoltáltató külön szállítja a saját dolgait. Nem fogja a cateringes a kaják mellé berakni a virágdekorációt, meg a hangosítást.

Itt ami még meglepő, hogy ezek azért magas díjak tudnak lenni. Benne van az utazással töltött idő fizetése az embereknek, az üzemanyag díja (nem kevés), a cégautó adó, az amortizáció, stb stb.

 

 

Walkie-talkie

Hát ez az, ami valóban nem Neked kell, hanem nekünk.

Közvetetten viszont örülsz amúgy neki, még ha nem is tudsz róla, mert így a rendezvényed közben a mi kommunikációnk, és a problémák/ feladatok megoldása is gyorsabb lesz!

 

 

PenDrive / HDD

Ez nyilván csak akkor kell, ha van kamerás felvétel.

Ez simán lehet 100 GB körüli terjedelem, akkor meg nem lehet feltolni drive-ra.

Szóval kell valami adattároló, amit hobbyból senki sem vesz meg.

Jobb esetben benne van a felvétel árában, de valamilyen jogcímen bizony ki kell fizetni… vagy Te adsz saját cégeset, és meg is van oldva.

 

 

Eszközök fogyasztása

Télen kell hőgomba?

Kb 10-12.000 Ft egy gázpalack díja… vn belőle 10, és máris érted, miért írtam ezt ide.

Vagy kell egy diesel agregátor a családi nap áramellátáshoz… az is fogyaszt mint a dög!

 

 

Tárolási díj

Megannyiszor megesett, hogy a megrendelőink legyártottak mondjuk 3d hab betűket (jó sokat), aztán jött a kérdés, hogy hova szállítsuk… a másik oldalról meg a meglepődés, mert arra bizony nem volt helyük.

Bizony, ami ilyen eszköz az gyártás, és annak a tárolása alapvetően a megrendelő dolga, de bizonyos esetekben tudunk ezen is segíteni, mely nyilván egy számmal nagyobb raktár bérlését jelenti mint amúgy is, és annak felmerül a díja a megrendelő felé.

 

Nyomtatások

“Jaj csak még nyomtassuk ki kérlek azt, hogy…” Na ezek ha nem saját nyomtatóval mennek, akkor egy gyorsnyomdában könnyen lesznek 10.000 Ft felettiek! Nyilván ilyenkor meg kell oldani és nem a költség a fontos a megrendelőnek se, ha ez az utolsó pillanatban jutott eszébe, de volt már belőle meglepődés sajnos. Mi is mindent előre intézünk és javaslunk, de gondolatolvasók nem tudunk lenni sajnos.

Pénz

A költség, ami teljesen* lutri

Egyedül a károkozás díja, ami igazán nem kiszámolható.

Reménykedni lehet, hogy úgyse lesz, de ha mégis az bizony nem számítható előre.

Nyilván mindenki a legjobb tudása szerint dolgozik és figyel a másikra vagy az eszközökre, de égett már ki egy táska amiatt mert túl közel volt a “hidegszikra géphez”… hideg… aha… NEM AZ!

*: A biztosítás az egyetlen reményünk, hogy ha van és kiterjed arra is, akkor mázlink van!

Nade azért jelentős károkozásokra nem nagyon emlékszem pályafutásomból, nyugi!

 

Hidd el nekem!

Elsőre túl részletesnek tűnhet a költségvetésünk Neked, de ez a Te érdekedet is szolgálja!

Mi az egyetlen, amivel most nem foglalkozunk?

Adózási kérdéseket nem feszegettünk valóban, de az legyen az abban profik dolga…

Na jó, lehet, hogy egy külön bejegyzést megérdemel majd, de ide nem akartam belekavarni!

 

Pénz

Összefoglaló

Nincsenek nagy ördőngősségek azért ebben sem!

Azért született ez a poszt, mert ha az ember tudja, hogy ezek mögött mi van, akkor könyebb megérteni, hogy miért kellenek ezek, vagy miért ilyen léptékűek.

Remélem tudtam tiszta vizet önteni a pohárba Nálad is!

Mi azért készítünk minden esetben nagyon részletes és olykor zavaróan nagy költségvetést, hogy ezekkel tudj előre tervezni.

Bizony, van amikor beleteszünk tapasztalatból 1-1 tételt, amikre szükség szokott lenni, de nem biztos, vagy csak ára nem biztos előre, de ezt külön jelezzük!

Megéri átbogarászni, és segítünk kis benne, meg természetesen kategóriánként (pl.: catering) is látsz benne összesítő árat, így tudsz vele gyorsan is dolgozni.

Ha kéred, akkor meg átküldjük excelben, hogy Te könnyeben kezelhesd kimutatásokhoz, vagy más anyaghoz!

A legfontosabb

Nem szabad félvállról venni semmit sem!

Nem szeretnél ilyen apróságokkal Magad foglalkozni és ezek miatt aggódni?

Nos van egy nem túl meglepő tippem, jöhet?

Mi nagyon szívesen megszervezzük úgy a céges rendezvényedet, hogy ne hulljon emiatt a hajad!

Tartalomjegyzék

Facebook
LinkedIn
Email
Petőfi Tamás

Petőfi Tamás

Petőfi Tamás vagyok, a Hybrid Agency alapítója. Olyan céges rendezvényeket szervezek sikeres KKV-knak, amikbe nem kell, hogy beleőszüljenek. Nem rabolom az idejüket, nem merülnek fel plusz költségek, így a siker szinte garantált. Főiskolai időszakom alatt saját csoportos utazásokat szerveztem. Ezt követően extrém sport programokat is lebonyolítottam csoportoknak. Voltam nonprofit szervezet belsős rendezvényszervezője. Junior rendezvényszervezőként dolgoztam egy hazai ügynökségnél. Senior rendezvénymanager voltam egy nemzetközi ügynökségnél. Sokáig szabadúszóként bedolgoztam hazai nagy ügynökségeknek. A FINA 2022 rendezvény teljes dekorációjának én voltam a vezetője / felelőse.

A DÖNTÉS A TIÉD!

Jelentkezz most és hozzuk össze az eddigi legütősebb céges rendezvényeteket!

Ha tetszett a cikk és Te is hasonló rendezvényt szeretnél, vagy pont a fent leírt hibákba nem akarsz belecsúszni, akkor ne késlekedj!

✓ Kötelezettségmentes konzultáció Tamással

További cikkek

Összetevők
Rendezvényszervezési TIPPEK
Petőfi Tamás

Ételérzékenység a rendezvényen

Az ételérzékenység / ételallergia, de a vallási vagy diétás étkezés is fontos tényezők, amikre egy rendezvény szervezésénél figyelni kell! Akár halálos is lehet, de épp elég, ha csak ciki a rendezvény számára…

Elolvasom a cikket

Kérj díjmentes visszahívást!

Az űrlap kitöltését követően hamarosan keresni fogunk

A beszélgetés díjmentes, illetve nem jár semmilyen kötelezettséggel sem.

GDPR, Adatkezlés és ehhez hasonló témákban kérlek látogass el Adatkezelési tájékoztató oldalunkra (KATT IDE)!