Bevezető az emal-es rendezvény meghívás folyamatába…
A rendezvény a vendégeidnek nem akkor kezdődik, amikor belépnek a rendezvényedre, hanem amikor meghívod!
Sokszor emlegetem, hogy a rendezvény az kőkemény kommunikáció igazából.
A leghatásosabb!
Így hát minden kommunikál Rólad és a cégedről!
Ne hidd, hogy ez nem fontos a kollégákkal kapcsolatban!
Hiba lenne ez részedről, hisz az employer branding szemlélet igenis fontos!
Nincs ez másként az email-es rendezvény meghívás folyamatával sem.
Sokaknál itt dől el, hogy elmennek-e vagy otthon maradnak!
Egy jól kitalált meghívási folyamat szabad szemmel jól látható mértékben növeli a rendezvényed létszámát és így közvetetten annak sikerét is.
Tudom, a hétfői meetingen bejelentett „meghívás” is ér, meg a partnernek küldött sms is, de azért lássuk be, hogy lehet ezt még cizellálni, és itt nem kell arra gondolnod, hogy a kisebb rendezvény költségvetését elköltöd majd csak erre.
Vegyünk sorra pár verziót.
Email-es rendezvény meghívás folyamata.
Hát ezzel azért nem a spanyolviaszt találtam fel ugye?
De lehet ezt profin is csinálni, ahogy kevés cégtől láttam (amíg maguktól próbálkoztak).
Itt se egyszerűsítsük le arra, hogy kapnak egy emailt a kollégáid
T-8 héttel Save-the-date email
- Tudjon róla, hogy lesz ilyen és kész!
- Csak a dátumot elég, ha tudja és be tudja írni a naptárába
- És ne szervezzen rá másik programot időközben
- Csatolhatsz naptárbejegyzés fájlt is, hogy csak letöltse és kész ugyan ez
- Nem kell benne mindent elárulni
Itt ez még tényleg csak arról szól, hogy felkeltsd az érdeklődését.
Tudjon róla, hogy lesz rendezvényed és az kb. mikor lesz. Itt még nem az a cél, hogy meggyőzd arról, hogy ez egy jó program.
Ha olyan típus, aki amúgy is jönne, akkor megnyugtattad, és már azonnal vésővel írja be a naptárjába.
Ha még nem tudja, hogy szeretne-e csatlakozni, akkor legalább lesz egy támpont, hogy oké mikor van.
Ha pedig kategórikusan amúgy se jönne el, legalább tud kitalálni valami kifogást a teknőse nagymamájára fogva arra a konkrét dátumra.
A csatolmányban lévő naptárbejyegyzés fájl pedig menő, mert letölti és már benne is van a naptárjában. Itt azért arra érdemes figyelni, hogy a céges eszközökön nincs-e tiltás ilyen fájlok letöltésére, mert akkor szuperül kiküldted, csak nem tudják letölteni, tehát öngól.
T-5 héttel regisztrációs email
- Itt már lehetnek részletek
- Helyszín
- Konkrét időpont
- Fellépő
- Vázlatos program
- Stb
- Legyen benne regisztrációs form
- Ez lehet egy sima google drive form
- Lehet a rendezvény honlapján (erről majd később) egy kitöltendő rész
- Vagy egy „emailben küldd el, hogy jönnél-e” verzió
- De ezt senki se akarja nyomon követni, főleg nem 300-500 meghívottnál pl.
- Mindenképpen legyen benne határidő a regisztrációra!
- Én azt javaslom, hogy adj Nekik kb. 2 hetet
Na itt kezdődik az igazi izgalom!
Küldesz egy levelet és várjátok a jelentkezéseket!
Nade ez előtt azért sok munka áll!
Mire ide eljutsz, addigra illik készen lennie a többi emailnek is, de legalább a tervezetnek.
Az említett honlapnak is teljesen késznek kell lennie (ennek részleteit majd később megírom).
Mindenféle eszközön le kell teszteld a regisztrációs formot és ki kell javítani az esetleges hibákat.
Kell lennie egy GDPR dokumentumnak, ha személyes adatokat is kezelsz.
Szóval regisztrációs email…
Fontosak benne már a részletek, hisz egyszer már felhívtad a figyelmét az eseményre, és most ideje megválaszolj pár kérdést, amit vagy feltett már valóban, vagy csak a fejében van, de szeretné tudni rá a választ.
Helyszín,
hogy tudja kb. a lokációt és a stílusát a rendezvénynek.
Nyilván van az a kategória, hogy már csak ezért el fog majd jönni, mert annyira exkluzív / impozáns / érdekes.
Ha túlságosan távol esik Tőle, akkor én javasolnék hozzá buszos transzfert is, hisz lássuk be, ha van alkohol, akkor szívás kocsival menni…
Konkrét időpont
azért, hogy csak tudja és kész.
Nyilván nem ez alapján az email alapján fog majd beállítani az ajtóba 18:00-kor, de jó ezt tudni.
Fellépő / program.
Ez azért izgalmas, mert igazából ez adja el a rendezvényt a legtöbb esetben.
Nem az igazgatói beszéd miatt mennek el szerintem ezt Te is tudod (ha jutalmazás is van, az más).
Sokan elmennek azért, mert érzik, hogy „kell”, de reméljük Nekik is lehet olyan érvet találni, ami miatt örülnek is neki.
És persze van, aki az ingyen kaja-pia miatt megy, de ebben lehet egy kis rosszmájúság részemről.
Itt érdemes bedobni egy kis kedvcsinálót és marketinges szemmel megírni a levelet, hogy tényleg felcsillanjon a szeme annak, aki olvassa.
Regisztrációs form
pedig igazából a másik legfontosabb célja a levelednek.
Ehhez lesz igazítva a catering megrendelés
Ehhez tervezitek a bútor rendelést és minden egyebet.
Fontos, hogy egyszerűen kitölthető és gyors legyen.
Minden platformon működjön és reszponzív legyen.
Amit itt érdemes bekérni az a: Név; Email cím (saját munkavállalók esetében is fontos lehet a névazonosság esetére), Cégnév (ne utólag kelljen excelben összepárosítani), Partner neve (ha van lehetőség partnert hozni egyáltalán), Ételintolerancia.
Az, hogy a regisztrációra milyen platformot választasz, az szinte mindegy.
A lényeg, hogy működjön, és ne csak a céges gépen tudja megnyitni, hanem otthon is a családdal átbeszélés után telefonon is.
A határidő pedig tudjuk, hogy fontos.
Nincs hosszabbítás és nincs alkudozás.
Pont, mint egy akcióban.
2 hét elég arra, hogy az ember körbe kérdezzen más programok kapcsán és kitalálja, mit akar.
Elég arra, hogy visszakérdezzen, ha valami nem oké, és írjon a haveroknak a munkahelyen, hogy jönnek-e majd.
Fontos, hogy legyen olyan verzió, hogy „NEM JÖVÖK”.
Erre hívd is fel a figyelmét az emailben.
Máskülönben, aki jön kitölti, aki nem jön, az meg nem válaszol, tehát feleslegesen reménykedsz benne.
Ráadásul, ha 3 éven keresztül nem jön el (ez leginkább külsős partnerre igaz), akkor kb. ki tudod találni, hogy mi lesz a 4. évben.
T-4 héttel emlékeztető email
- Emlékeztető, hogy a határidőig már csak 1 hét
- Lehet benne, valami új izgalmas infó
- Aki még nem döntött, hátha majd most!
- Csak az kapja meg, aki még NEM válaszolt
- A többieket idegesítené és amatőr lenne
Tehát kiküldted büszkén a regisztrációs emailt és nem telnek a helyek.
Alig-alig válaszolnak, de kellene az infó és már aggódás van.
Ezt az emailt azért küldöd, hogy ezen segíts!
Tulajdonképpen magadon.
Az egyik legfontosabb, hogy egy leszűrt listára küldd csak ki.
Iszonyat idegesítő és amatőr, ha valaki visszajelzett, hogy JÖN, és akkor is, ha azt jelezte, hogy NEM JÖN… és mégis kap emailt, hogy „Szia jelezz vissza 1 héten belül!”.
Nem egy rakétatudomány.
Fogod a full listát, melléteszed azt, aki pozitív és negatív választ adott és az utóbbiakat kiszeded a listából.
Ennyi.
Képlettel, vagy kézzel, vagy CRM-ből, ahogy éppen használod.
Hívd fel a figyelmét, hogy ha most nem regisztrál be, akkor később nem fog tudni!
Hangsúlyozd, hogy mennyire örülnél, ha csatlakozna és hogy Neki ez miért lesz jó.
T-3 héttel RSVP vége
- Itt nem feltétlenül kell emailt küldeni (de lehet)
- A lényeg, hogy zárd le a regisztrációt
Határidő.
Be – kell – tartani (és tartatni).
Bár nem emailes meghívási folyamat, de ha olyan a céged és van rá kapacitás, akkor mehet egy hívás is azoknak, akik még előtte nem jeleztek vissza, vagy a kollégák vezetői rákérdezhetnek személyesen is.
Itt viszont húzd meg a vonalat.
Sok döntést és megrendelést az eddig beérkezett regisztrációk határoznak meg.
És tudod… ha mindig engedékeny vagy a határidőkkel, akkor óhatatlanul kihasználják majd ezt jövőre is!
Ráncolod a homlokodat, mi?
Igen… kivétel mindig van.
Ha elhívtad Libéria elnökét, akkor gyanítom, nem fogod kidobni a rendezvényről azért, mert nem regisztrált időben.
De az ennyire különleges vendégeket most ne soroljuk ide.
T-10 nappal részletes infók
- Pontos időpont és helyszín
- Pontos program
- Odajutási módok
- Busz (szervezett)
- Autó
- Parkolás
- Közösségi közlekedés
- Dress Code
Itt már minden információt át kell adj!
Mindent, ami fontos és kevésbé fontos (lehet Őt pont az érdekli).
Nem kell szerintem elmagyaráznom, hogy miért.
Az ember szeret mindenről tudni, ami érdekli (regisztrált, tehát ez érdekli).
Na ez lesz az az email, ami alapján már valóban odatalál a rendezvényedre.
Ne spórolj tehát a részletekkel, hisz minél több támpontot adsz: annál kevesebb kérdés érkezik emailben, és annál többen nem tévesztik el az érkezésüket… ergó nem marod le az arcodat a rendezvény elején, amikor 100 hívásod jön!
Azt pedig ugye mondanom se kell, hogy ezt csak annak küldd ki, aki igennel válaszolt a regisztrációs platformon.
T-2 nappal
- Emlékeztető
- Vázlatos program
- QR kód esetleg, ha azzal regisztrálsz
Semmi hosszú email!
Csak a lényeg.
Ő már úgyis akar menni (ha csak nem jön közbe valami).
Miután megvolt a rendezvény…
És ez már kevésbé az email-es rendezvény meghívás folyamata, de illik a sorba:
T+5 nappal
- „Köszi, hogy jöttél”
- Fotók
- Humoros storyk
Lement a rendezvény, de fontos az utógondozás is.
Köszönd meg, hogy elmentek és Veletek buliztak!
Itt kezded alapozni a jövő évi eseményt.
Az elkészült rendezvényes fotók nem a fióknak készültek, hanem arra, hogy használd!
Küldd hát ki a vendégeknek, hogy Ők is mutogathasság és örüljenek nekik.
Ha voltak humoros storyk az eseményen, vagy annak szervezése folyamán, akkor azt nyugodtan megoszthatod velük, hogy belássanak kicsit a kulisszák mögé.
Ezt imádják az emberek!
T+30 nappal videó
A videó megvágásához idő kell.
Ez lehet korábban, de sajnos később is.
Ugyan az a helyzet, mint a fotókkal.
Küldd ki!
Hibalehetőségek az email-es rendezvény meghívás folyamatában
Nyilván mindenben meg van a hibázás lehetősége, de azért szerintem viszonylag könnyen lekövethető.
Csak felsorolok pár hibát, amit én vagy partnereim / kollégák elkövettek, nameg amiket én kaptam mint meghívók… van miből szemezgetni!
Nem volt visszaellenőrizve a link
Ha éltél már meg kínos pillanatot…
Hidd el, ciki, amikor a legprofibb rendezvénynek szervezed, és új emailt kell kiküldeni, mert azt bezzeg nem nézted meg!
Nyisd meg gépről, telefonról (android + iPhone is!) de még felőlem tableten is.
Jól jelenjen meg, szépen legyen tördelve stb!
Annak is küldtél emlékeztetőt, aki már visszajelzett
Szimplán ciki és totál nem profi.
Persze nem veszik a fejedet érte, de ha lehet próbáld meg elkerülni!
Duplikált meghívás
Párszor már láttam, hogy ez miért történik.
Nincs leszűrve a lista, amit a sales kollégák küldenek és van benne duplikáció.
Mivel csak egyben bedobták a címzettek közé, ezért kiment neki 2-3x egyszerre.
Nincs benne elérhetőség
Ha a kedves meghívottadnak kérdése van, és nincs kinek feltennie, az kellemetlen.
Ennél még extrább, amikor noreply@ email címről megy ki és a szerencsétlen még csak emailt se tud írni.
Senki nem kezeli a kérdéseket / emaileket
Előre készülj fel, ha sok vendégnek külditek a meghívókat, hogy azt bizony komoly meló kezelni, amikor jönnek majd a kérdések.
Általában az első meghívónál jön sok, meg a rendezvény hetében.
Ha erre nem készül Nálatok valaki, akkor vagy beleőrültök hirtelen, vagy késve kap választ a vendéged.
Nem írsz bele regisztrációs határidőt
Nem tudom, hogy a világ egésze, vagy csak a Magyarok, de ha nincs határidő a regisztrációra, akkor soha nem regisztrálna, Te pedig majd nézel rám bután, amikor kérdezem, hogy hány főre rendeljem a cateringet.
Ha van határidő, akkor se tartják be!
Emiatt, ha nekem X hónap 15. napjáig kell leadjam a rendeléseket, akkor a határidő legalább 1 héttel korábban legyen!
/Ez lassan beillene egy új Murphy törvénynek…/
Képként volt szerkesztve a meghívó teljes szövege a szövegtörzsben
Van olyan email app, ami nem nyitja meg elsőre, de van, ami később se.
Ha nem töltöd le a képeket, akkor csak egy kb üres emailt látsz.
Csak csatolmányban volt a meghívó
Azért ez nem eretnekség.
Én azt mondom, hogy csatolmányban + szövegtörzsben a legjobb
Protippek!
Ha ki tudjátok küldeni az emailt a partnereknek mondjuk a dedikált sales-esük / kapcsolattartójuk emailjéről az nagyon jól növeli a konverziót!
Ha CRM rendszer követi le a regisztrációkat, azzal a saját és kollégáid idejét is megkíméled.
Ha fel is hívjátok a kedves partnert / vendéget a meghívásnál, az sokkal személyesebbé teszi az egészet. Nyilván ez 100 fő fölött vagy call-center feladat, vagy mazochizmus.
Összegzés
Csomó lehetőség van az email-es rendezvény meghívás során ezeken kívül is, de az email-es meghívás folyamatának akartam szentelni egy külön bejegyzést.
Kivételek mindig vannak, és ez így van jól!
A kiemelt vendégeknek ez a fenti minta, vagy csak részben, vagy egyáltalán nem alkalmazható.
Ami protokolláris meghívási folyamat, az más tészta.
És igen… van az a pont, amikor a meghívási folyamatra akkor sincs ennyi idő, ha Rajtad vagy rajtam múlik.
De iránymutatásnak remélem akkor is hasznos lesz a fenti, és átírogatva a határidőket használd egészséggel!
Ha pedig Te máshogy látod, vagy van jobb ötleted, akkor várom szívesen, mert mindig örömmel gondolom újra az addigi ötleteimet is!
Arra az esetre, ha pedig Te is hasonlóan jól szervezett meghívási folyamatot… és főleg rendezvényt szeretnél, akkor tegyél próbára minket is!
