Miért ez volt az egyik legizgalmasabb rendezvényünk?
2022.10.20. napján az eddigi egyik legizgalmasabb rendezvényünket (hybrid konferencia) szerveztük az MPhackS megbízásából.
A feladat nem volt kisebb mint 4 országban és összesen 5 helyszínen párhuzamosan (percre pontosan) megtartani egy konferenciát.
Az egyik kedvenc ügyfelünk megtisztelő felkérésének tettünk eleget ezzel és hatalmas öröm és büszkeség az, hogy sikerrel megugrottuk ezt is!
Azt, hogy miért az egyik legizgalmasabb, azt már szerintem ebből a pár sorból is könnyű kiolvasnod, de egy kicsit mesélek még róla, mert nekem jól esik, Te meg remélem találsz benne izgalmas részleteket!
- Amszterdam
- Prága
- Varsó
- Budapest
- Debrecen
Utána meg már az ember csak fókuszál és halad a cél felé.
Utóbb visszanézve látszik már csak, hogy ez mekkora feladat volt.
Streamelt konferencia volt, így mindenhol alap a profi technika és lebonyolítás.
Nade, honnan indult ez az egész?
Még a nyár folyamán szerveztük meg ugyancsak ennek a rendezvénynek az előző részét.
Akkor még “csak” a Budapestit (hirtelen mennyire más a viszonyítási alap, hogy most “CSAK” Budapestiként hivatkozok rá, pedig az se volt kis feladat).
Erről a rendezvényünkről IDE KATTINTVA olvashatsz többet.
Innen jött a felkérés, hogy most mind az 5 helyszínt vállaljuk el.
A rendezvényre nem volt sok időnk és azonnal 100% lendületet kellett vegyünk.
Néha még a szomszéd kerületben levő helyszíneket is nehéz megtalálni és elérni Őket emailben / telefonon, nem hogy ugyan ezt csináljuk Budapest-Amszterdam vonalon…
Nehezítések
Persze mondhatnám, hogy minden sétagalopp volt, de ekkora arcom azért nincs, meg szerintem Te is tudod, hogy a világ nem így működik.
A rendezvényszervezés meg főleg nem…
Helyszínkeresés
Azt hiszem a legnagyobb feladat az a helyszínkeresés volt.
Keress Budapestről a rendezvénynek tökéletesen megfelelő helyszínt Amszterdamban, Prágában, Varsóban és Debrecenben, aztán kis pihenésképpen hazai pályán Budapesten.
Így van… itt volt meg az első infarktusunk!
Google a barátod…
Na ja, amikor a csillagozások és fotók alapján akarsz helyszínt keresni, akkor már csak távoli haverod.
Szolgáltató keresés
Igen ez is mókás.
Találj cateringest, hostesst, konferanciét és fotóst ugyan ilyen távolságból.
Itt azért azt távolról is meg kell köszönjem a külföldi helyszíneknek, hogy ebben nagy segítségünkre voltak!
Fülig érő mosolyra adott okot, ahogy beszálltak Ők is, mintha minden héten lenne Velük közös munkánk.
Megoldották a hybrid konferencia alapját jelentő technikai csapat biztosítását.
Segítettek cateringest szerezni, ahol nem volt sajátjuk.
Adtak kontaktot hostessekhez direktben, vagy ügynökséghez.
Ajánlottak fotóst is, akiben megbíznak.
Ez volt ám a csapatmunka!
Percre pontos hybrid konferencia
Amikor azt írtam, hogy párhuzamosan zajlottak az események, az annyira párhuzamos volt, hogy percre pontosan stimmelnie KELLETT a programnak.
Aki ismer, könnyen mondhatja, hogy ez az én becsípődésem volt, de most nem!
Streamelt / hybrid konferencia volt.
A stream ugyanakkor indult midnenhol, nyilván nem lehetett, hogy jajj 30 perccel később kezdünk Prágában… szóval nem!
Csomagküldés
El kellett juttatnunk minden helyszínre egy adott egységcsomagot.
Volt benne sok minden:
- Nyakbaakasztó
- Badge
- Pólók a vendégeknek
- Pólók a hostesseknek
- Pólók a speakernek
- Prospektus A/4
- Promófüzet A/4
- Kis dobozok (széthajtva)
- Gumicukor (brandingelt)
- Matricák
- …és a főnyeremény (alább leírom)
Szerencsére ebben a megbízónk volt igazán képben és Ők intézték a szállítás megrendelését.
Főnyeremény
Imádtam.
LEGO Lamborghini.
Nem menő?
De!
A vendégek IT programozók… Ők is imádták!
Csak egy jó story
Azt hiszem a következő kis történés az egész szervezés alatt bármikor bekövetkező problémáknak egy nagyon jó iskolapéldája.
Ahogy feljebb írtam, mindenhova el kellett juttatnunk egy csomagot.
Igen ám, de az egyik külföldi helyszínen ezt nem vették át.
A csomag visszaküldésre került és nem lett volna idő a visszaérkező csomagot (Portugáliába ment) újraküldeni.
Emiatt az egyik Magyarországi helyszín csomagjából 1.5 órán belül összeállítottam egy teljesen működőképes csomagot, amit a UPS fel is vett még aznap és kiküldte a helyszínre.
Másnap boldogan írtak, hogy megkapták.
A végeredmény ugyan az, mintha elsőre is átvették volna, csak így a megmaradt hajam egy része is kihullott.
Mi az a hybrid konferencia?
Van aki személyesen van ott, és van aki csak neten keresztül nézi.
Most ez annyiban volt más kicsit, hogy az ott ülők képét is streameltük a központnak, aki az élő videó anyagba is bevágta néha.
Magyarra lefordítva tehát ez azt jelentette, hogy Budapesten néha élőben láttuk, hogy mi történik Varsóban például.
Menő!
Összegzés
Egy nagyon izgalmas és jó kis rendezvény volt.
Nagyon sokat tanultunk belőle mi is.
Azt hiszem a legfontosabb, amit ebből Te is hazavihetsz, hogy nagyon pozitív a fogadtatása külföldön is a rendezvényeknek, és örömmel segítenek benne az eddig sosem ismert kinti szervezők is.
Viszont hatalmas rizikó.
Nagyon sok apró részlet mehet tönkre óhatatlanul is, amit itthon még azért ismeretségekkel könnyebb megoldani, de “távirányítással” művészet.
Hát… mi művészek lettünk ebben is!
Ha Te is hasonlóban töröd a fejedet, keress minket bizalommal EZEKEN AZ ELÉRHETŐSÉGEINKEN, vagy OLVASGASS TOVÁBB a blogbejegyzéseink közt.
