Így dolgozz együtt (!) a kiállítókkal

 

Előszó

 

Ebben a bejegyzésben a kiállítókkal való közös munkát és saját kis „szabályrendszeremet” mutatom majd be Neked, hogy az expód / konferenciád (ebből a szempontból) is sikeresebb legyen!

Saját tapasztalatból írom ezeket, és hidd el, van alapja!

Bár pár dolog evidencia lesz számodra, főleg, ha még csak most tervezel egy ilyen rendezvényt, ahol kiállítók vannak, de ha már volt ilyen konferenciád, akkor néha mosolyogsz majd egyet, mert bizony általános, hogy ebben a kérdésben előkerülnek újra és újra ugyan azok a kérdések.

A bejegyzésem célja, hogy egy átfogó gondolatmenetet adjak át vele, aminek mentén majd könnyebben tudsz meghozni, amikor arra kerül a sor!

Illetve azért egy dolgot még le kell szögezzek előre!

A kiállítókat én nagyon csípem és nincs velük semmi bajom.

A cikkből úgy tűnhet az egyszeri olvasónak, hogy ellenséges vagyok, vagy netán csak a hibákat és pár példát emelek ki.

Ám a legtöbb az teljesen emberi, és a helyükben ugyan így csinálnám én is.

A cikkem fókusza a hibákból és negatív tapasztalatokon alapuló felkészítésed, hogy a rendezvényedből a lehető legjobbat hozd ki!

 

 

Minek Neked kiállító?

 

Bocs, ez még mindig csak a felvezetés, de tényleg…

Minek Neked kiállító?

Lássuk be, erre elsőre csak 1 válasz tűnik reálisnak; Pénzért.

Nincs ebben semmi rossz, úgyhogy nem kell ezt úgy szégyellni.

Akkor ezt csináld is jól!

Két féle verzió van nagyvonalakban:

  1. Klasszikus exopót csinálsz, ahol szinte csak a kiállítói helyeket adod el (meg lehet, hogy vannak előadások stb) de a fő cél az a kiállítók bemutatása sok embernek
  2. Konferencia, ahol mellékesen vannak kiállítók, de a fő cél, az az előadások stb, és amúgy vannak ott kiállítók

Most azt hiszed, azért kapsz pénzt mert Ők ott vannak, mint kiállítók.

De nem!

Azért kapsz pénzt, mert a vendégeid ott vannak!

És ez egy nagyon fontos szemléletbeli különbség!

Ízlelgessük csak…

Nem azért fizetnek, hogy ott legyenek a rendezvényeden, hanem azért, mert a Te rendezvényed érdeklődőket generál nekik és leadeket, amihez az kell, hogy nyilván jelen legyenek.

Ebből pedig az következik, hogy tulajdonképpen Te abból élsz (ezesetben), hogy „embereket adsz el” neki a rendezvényeden keresztül.

Na és ez miért fontos?

Mert ez kell meghatározza a döntéseidet!

A rendezvényt a vendégeknek szervezed és belőlük élsz!

Ha nincs vendég, nincs kiállító, és nincs hónap végén kaviár meg sportkocsi.

Sokszor látom, hogy a kiállítóknak áll a zászló és jajj, ha már fizet megengedünk Neki mindent, még akkor is, ha ennek a vendég látja kárát.

Tehát hosszú távon pont kicsesztél Magaddal!

 

 

Hogyan értékesítsd a kiállítói helyeket?

 

Ez „egyszerű” marketing.

Add el nekik a jövőbeni sikereiket!

  • Találkozhatnak majd X mennyiségű emberrel
  • Bemutathatják a portékájukat
  • Benne lesznek kiadványban
  • Hozhatnak szóróajándékot
  • Necces, de a már megvett kiállítói helyek mögötti cégeket is elküldheted
    • Azért érdekes játék ez, mert ki tudja mit hoz ki belőlük 1-2 versenytárs jelenléte
    • Van, akit már csak ez meg fog győzni, van, aki pedig majd legyint, hogy „áhh mindenki ott lesz, minek még Ő is?”
  • Stb

Nyilván ehhez kell minden technikai infó is:

  • Mi a rendezvény tematikája
  • Kik a célcsoport / vendégek
  • Mikor lesz
  • Hol lesz
  • Hány napos
  • Mi a tervezett program
  • Milyen megvásárolható csomagok vannak

Ebből a legtöbb alapvető, de a csomagok már érdekes kérdés.

Nem minden érdeklődődnek van ugyan annyi pénze és a céljaik sem azonosak.

Javaslom, hogy mindenképpen legalább 2 féle csomagot állíts össze, de ezt nézzük részletesebbe is.

Ja igen, ennek egy külön cikket akarok szentelni, de hozz létre a rendezvénynek egy honlapot és azon egy kiállítóknak szóló aloldalt!

Evidencia, de reagálj gyorsan a megkeresésekre!

Nameg hasonló unalmas sablonok, de haladjunk is tovább!

 

 

Csomagok és lehetőségek kiállítóknak

 

Miben tudsz diverzifikálni a csomagok tekintetében?

 

1.     Méret

Ugye ezt nem kell megmagyarázzam?

Az egyik kap 4 m2-t, a másik meg 12 m2-t.

Függhet ez az anyagi helyzetüktől és a kiállítandó eszközeik méretétől / mennyiségétől is.

Én csak azt javaslom, hogy gondold át logikusan!

Aki ipari gépeket és járműveket akar kiállítani, annak irreleváns egy 2m * 2m terület.

 

2.     Kialakítás

Az egyik mondjuk csak 1 asztal és 2 szék

A másik meg világító hátfal, szőnyegezve, bárasztallal és Tv-vel

Én azt javaslom, hogy legyen egy belépő szintű stand, egy közepes és egy VIP!

Darabszámban a VIP-ből tényleg csak 1-2 legyen.

Érezzék, hogy nem Ők a 23. VIP kiállítók!

 

3.     Elhelyezkedés

  • Bejáratnál
  • Catering körül
  • Különteremben
  • Eldugva a sarokban

Néha nehéz is megtippelni kinek mi lesz a preferenciája.

Lehet, hogy konkurencia mellé akar kerülni bármi áron, vagy a bejáratba, netán egy nyugis részre.

Bejáratnál mindenki elhalad, tehát nagy a forgalom, de néha a tömeg és a haladás miatt nem is lehet igazán megállni, tehát az interakció rövidebb.

Konkurencia közelében éles a harc az ügyfelekért és ciki, ha jobb setuppal jön.

Nyugis részen nem lesz olyan sok látogató, de velük lesz idő beszélgetni nyugalmasan.

 

4.     Plusz lehetőségek

Na itt a határ a csillagos ég, így csak felsorolok Neked pár opciót, hogy ne lépj ki azonnal:

  • Csak kiállít
  • Előadást is tarthat
  • Névadó szponzor lehet
  • Szóróajándékot hozhat
  • Welcome csomagba bekerülhet
  • Honlapra felkerülnek
  • Cikket írtok róluk
  • Nyomdai szolgáltatások
    • Kaphat roll-up-ot
    • Egyedi hátfalat
    • A welcome csomagra rákerülhetnek
  • Ők adhatják a VIP vendégek ajándékait
  • Networking
    • Szervezett kapcsolatépítésbe adhatnak fix ember
 

5.     Idősáv (szerződéskötésre)

  • Early bird
  • Normal
  • Last chance

Megint marketinges szakemberekre bízom a döntésedet.

Megéri-e last chance árat adni vagy sem?

Árakció vagy ajándék plusz lehetőség (feljebbiekből)?

Vannak tippjeim és javaslataim, de ez nem az én azstalom és nem okoskodok benne!

Remélem már ezzel is adtam pát tippet, vagy elindult az agyalás, hogy mit is lehetne még csinálni!

Nade tegyük fel ez készen van, jelentkeznek is dögivel és közeledik a rendezvény.

Nyilván nem nyugszunk meg, hogy oké fizetett a szerencsétlen, most legyen a saját szerencséjének kovácsa!

 

 

Kommunikáció a kiállítókkal

 

Nálam sokkal okosabb marketingesek tanácsát követve (és nem erről fog szólni az irományom, hisz más tollával ékeskedni… szóval érted), elsőként nyugtasd meg rögtön fizetés után, hogy jó döntést hozott.

Esetleg adj neki rögtön valami kis pluszt, amit nem garantáltál előre.

Bontsuk itt ketté a kommunikáció célját.

Az egyik verzió, hogy Neki milyen információkra szüksége, és a másik, amikor Neked van erre igényed.

 

 

Neki mit kell megadj, mint infót:

A legtöbb itt a felsorolásban evidencia, aztán mégis sokan csapnak a homlokukra…

  • Mikor építhet majd?
    • Ha sok kiállítód van, adj Nekik több idősávot, mert ugyan azt a liftet fogják elfoglalni vagy ajtót
  • Lift van-e?
  • Mikorra legyen kész
    • Javaslom a vendégérkezés előtt 1 órával
    • Úgyse lesz kész addigra, de így kevésbé kapsz idegrohamot Tőle!
  • Honnan pakolhat majd be?
    • Nem, amit azt hiszed közel van, az neki világvége!
  • Hol parkolhat majd
    • INGYEN, „mert az jár”
      • Nem feltétlenül jár, de tény, hogy kedves gesztus
  • Mit kap majd?
    • Áram
      • hosszabbító vagy elosztó?
    • Asztal
    • Szék
    • Stb
    • Igen, aláírta a szerződést, amibe beleírtad, de nem! Nem tudja sokszor
      • Neked meg 1p beleírni megint egy emailbe, akkor miért ne segítenél Neki?!
  • Mikor kezdhet bontani a kiállító
    • Na erről még lesz szó!
    • Aki ismer és szerveztem Neki konferenciát az most felröhögött tudom, mert ebben hatalmas zsarnok vagyok
  • Mi az esemény programja
    • Szünetek fontosak, mert akkor lezs a legnagyobb forgalma
  • Ki mellett lesz
    • Térkép a legegyszerűbb
      • Készülj, mert ez után jön majd a „nem kerülhetek inkább máshova?” kérdés
  • Mit hozhat
    • Másik bútort?
    • Kolléganőt?
    • Családot?
    • Szórólapot?
    • Hangosan zenélő világító és élethű aliexpresses sárkányt, ami brandingelve van?
  • Mit nem szabad
    • Például, ha Nálad tiltott a szórólap, akkor az ide tartozik
    • Vagy hangfalat
    • Esetleg szagot / illatot árasztó bármit
    • Kóstoltatásra ételt
  • Welcome csomag (itt sok minden lehet…)
    • Írd meg mikorra és hova kell leszállítsa
      • Saját irodádba
      • Helyszínre
      • Csomagpontra
    • Írd meg Neki, hogy a többiek mit hoznak (lemondhassa a toll rendelést, ha mindenki azt dobott bele)
    • Mondd meg mekkora méretű cuccot hozhat
    • Tudjon róla, hogy mikorra kell leadja
      • Úgy számolj, hogy ezt egy csapatnak még össze is kell rakja!

 

 

Te tudj ezekről mielőbb

Csak röviden…

  • Mit hoznak
  • Hányan jönnek
  • Ad valamit a welcome csomagba
    • Néha, ha meg is vette a lehetőséget se hoz…
    • Mi az és mekkora?
    • Mikorra szállítja és hova (ezt mondd meg inkább előre)
  • Ha van étkezés Nekik, akkor van-e köztük, aki bármire allergiás

 

 

Milyen pluszt tudsz Nekik nyújtani?

 

A rendezvény fotósát például megkérheted, hogy a szünetekben fókuszáljon a kiállítókra és az ottan interakciókra stb.

Szuper anyag lesz belőle, amit, ha odaadsz Nekik, akkor biztosan hálásak lesznek.

Nem ez a fő cél, de simán lesz belőle a részükről is megosztott social media tartalom, amiben jó eséllyel megjelölik a cégedet / rendezvényt!

Ugyan ez igaz a videósra.

Egy pluszt viszont tud még Ő is…

Amíg előadás van, vagy csak üresjárat, addig lehet csinálni kis interjúkat a kiállítókkal.

Kik Ők, mit csinálnak, mi a USP, stb.

Nekik világbajnok anyag lesz, és nyilván meg lehet kérdezni, hogy miért váltott ide kiállítói helyet és mi tetszik Neki a legjobban benne?

(Ezt meg minden fórumon megoszthatod Te is, amikor majd az új kiállítókat keresed 1 évre előre.)

A kiállítóidnak Early Bird lehetőséget nyújthatsz a jövő éves konferenciádra, hogy még mindenki más előtt Ők válthassák meg a helyüket rá!

Elküldheted Nekik a rendezvényeden készült kiértékelő kérdőív eredményét (amit a vendégek töltenek ki).

Nameg Velük is töltess ki ilyet… hidd el, olyanokat is tanulhatsz belőle, amikre sosem gondoltál!

Minden kiállító örül ennek.

Utólag is megoszthatod a rendezvényen készült céges fórumukon promótált képeiket a rendezvény FB oldalán mondjuk, hisz büszkeség Neked is az Ő sikerük.

 

 

Mivel szoktak keresztbe tenni Neked a kiállítók

 

…Persze nem szándékosan nagyrészt!

 

„Kedvencem”, amikor előbb elpakolnak

Miért gáz?

Vendégtérben, vendég jelenlétében pakolni?

Ultraciki!

Neki nem, hisz csinálja, pedig annak kéne lennie!

De tudod… a vendégekből élsz!

Mit gondolsz, ha azt látja, hogy az utolsó 1 órában már csak két üres asztalnál ülnek a végéig kifizetett hostessek, akkor mi lesz a véleménye a rendezvényedről?

És annak, aki az utolsó 1 órára tud csak odaérni?

Szervezőként simán meg szoktam tiltani az ilyet.

Utolsó vendég jelenlétéig nincs pakolás a vendégtérben.

Az, hogy a raktárban pakolászik, hát kit zavar?!

De el ne kezdje nekem lebontani a pultját és behívni a melegítős pakolós kollégát kihordani a szórólapokat mert lemarom az arcomat!

És tudod mi a leggyakorigg válasz a megbízótól?

„Csinálja csak, végülis fizetett a helyért, az Ő baja, ha nem használja ki…”

Nem értek velük egyet.

Épp ebben a pillanatban adod el a lelkedet és kezded lehúzni a saját rendezvényedet!

 

 

A főszponzor, aki mindent megtehet!

Hát ez nehéz kérdés.

Hol a határ, ha sok a pénz?

Volt egy konferencia, amit évek óta nagy sikerrel és hatalmas nézősereggel bonyolítottak le.

Olyan sikere volt, hogy nem csak a kiállítók és nagy cégek, de még intézmények is felkapták a fejüket.

Eljött az év, amikor az egyik ilyen intézmény gyakorlatilag megvette a rendezvényt.

Szemet gyönyörködtető összegekről volt szó (állítólag), de inkább az ára volt nagy!

Onnantól, hogy Ők lettek akik mindenbe beleszóltak.

Ők adták az előadó nagyrészét.

Úgy fogalmaznék, hogy volt köztük, aki érdekes előadást tartott…. if you know what I mean?!

Tehát gyakorlatilag lehúzták a minőséget és ezzel a rendezvényt is.

Sajnálatos, de valahol közgazdaságtanilag rövid távon érthető, a kiállító szemszögéből meg főleg…

Nem törnék pálcát a főszervező feje felett, de egy plusz átgondolást szerintem megér ez a kis story mindenkinek, aki hasonló helyzetbe kerül!

És!

Nagyon sok jó példa is van nagy szponzorokkal való közös munkára!

Ezt ne feledjük!

 

 

Saját hibáimból tanulj

 

Na ide kerül pár emlékezetes tapasztalatom.

Röhögni ér!

 

 

Mintha a piacon lennél

Történt egyszer egy meg nem nevezett konferencián, hogy a kiállítói asztalok nem ugyan úgy voltak elrendezve és beborítva.

Mindkettőt a cégekre bíztuk!

Szörnyű volt a végeredmény!

Csálé asztalok és egymás mellet 4 féle terítő.

Volt matt fehér szép spandex (feszes) huzat, volt matt fehér kasír (tudod, a hullámos szoknya rajta), volt csillogós fehér kasír, és volt bordó.

Ránéztél és elfordultál inkább.

Legyen egységes és kötelező.

Ne tegye rá a nagyi terítőjét!

 

 

Utolsó pillanatos pakolás

Történt egyszer. hogy a konferencia 350 db welcome csomagjának összepakolását a rendezvény előtti napra hagytam.

Ez még nem hiba önmagában és nem is lett belőle baj, de a tanulópénzt átutalhattam utána…

Szóval közelgett a rendezvény, én nagy mellénnyel minden más feladat miatt a végére hagytam a welcome csomagok összekészítését.

Ezzel nincs is baj, van, akinek jó a monotontűrése.

Nekem nem!

Ez előtt egy nappal már kezdtem felszorozni fejben….

  • 350 mappa összehajtása
  • 9 kiállító anyagatinak egy helyre hordása és kirakása
    • kb 150kg egyben
    • Van benne toll, brossúra, kis papírka, névjegy…. minden
  • Mindegyik beleillesztése ugyan olyan sorrendben a mappába
  • Semelyikből nem maradhat ki semelyik…

350 mappa összehajtása + 350*9 promó anyag belerakása + 350 kész csomag pultba készítése

= nettó 3.850 mozdulat + teljes agyzsibbadás

Na itt jött a pont, hogy felhívtam egy ismerősömet hostess ügynökséggel, hogy SOS kell rá 2-3 kitartó ember a saját hibámból!

Lett is, meg is csinálták, a cehhet meg én álltam saját pénztárcából.

Ne hagyd utolsó napra!

Ne Te csináld!

 

 

Technika ördöge

Történt egy hibrid konferencián, hogy a megbízó hozta a stream adáshoz a kamerát és a teljes setupot.

  • Volt a csomagban egy tablet, amiről a wifi-s kamera képét streameltük
  • Nyilván maga a kamera
  • 1 wifi modul

A cél az volt, és le is teszteltük, hogy a tabletről elindítjuk a stremet, majd nem kilépve a programból, de egy másikat használva QR kód alapján regisztráljuk a vendégeket.

Zseniális a 21. század.

Kár, hogy megviccelt minket a rendszer.

A wifi modul, ami a streameléshez kellett túlságosan távol volt a regisztrációs pulttól.

Eredmény:

  • Stream leállt
  • Regisztráció el se indult

Gyakorlatilag komplett csőd!

A vendégek meg 10p múlva érkeztek!

Végül elindítottuk a streamet a tabletről.

A regisztrációs programhoz létrehoztunk egy új accountot.

Az új accountot és a programot beállítottuk egy telefonon és azzal regisztráltunk.

Az átmeneti időben papírra írt vendég neveket meg utólag manuálisan felvittük a rendszerbe.

Teszteld a valós helyén a cuccokat.

Készülj a kőkorszakra is!

 

 

Csak egy story, hogy tudj nevetni

 

Ez nem saját hiba, de azóta ezen csodálkozok.

Lehet, hogy működött, de megkérdőjelezhető a brandépítés szempontjából…

Szóval.

Egyszer volt, hol nem volt.

Volt egyszer egy konferencia.

Ezen a konefercián vot több kiállító.

Sok kiállító hozott szóróanyagot, mint mindig.

A helyszínt folyamatosan ellenőriztem és rendet tettem, ahol kellett és segítettem a kiállítóknak.

Itt-ott a földön találtam elhagyott papírokat stb.

Nyilván összeszedtem és vagy szemétbe dobtam, vagy ha szóróanyag volt, akkor feltettem egy asztalra.

Fel sem tűnt elsőre, de sok helyen találtam meg ugyan annak a cégnek a névjegyét a teljes területen széthagyva a földön.

Lehetne véletlen is.

Nekem sem tűnt ez szándékosnak…

Míg nem…

Nem fogod elhinni!

A WC-ben is volt egy a wc flötti kis párkányra odatámasztva 1 belőle olyan mellmagasságban.

Offline spam

Legyünk optimisták, hogy ez csak teljesen véletlen.

És annyira legyünk optimisták, hogy még működött is…

De azért nem javaslom!

 

 

Összegzés

 

Ez egy szimbiózis!

Kölcsönösen előnyös együttélés.

Mint oly’ sokszor mondom: „A vendégeknek szervezünk rendezvényt!”

Ezt tartsd szem előtt, és akkor nem lesz baj!

A kiállítóknak adj meg minden infót mielőbb, de követeld is meg a pontosságot és a szabályok betartását.

Aki megengedő, azzal mindent meg is fognak csinálni (és ebben tényleg nincs rossz szándék a részükről)!

Hiszek benne, hogy aki a vendégekre fókuszál az nagyot nyerhet!

Ha csak 1 olyan tippet is tudtam adni, amit hasznosítani tudsz (nameg a kiállító), akkor én már elértem a célomat!

Ha edig már amúgy is konferencia szervezésében vagy, javaslom, ezt a bejegyzésemet se hagyd ki:

7+1 tipp, hogy borzalmas konferenciád legyen (avagy, ezeket NE kövesd el konferenciaszervezés alatt!)

Ha tetszett, akkor oszd meg bátran a cikket!

Ha lenne még ötleted, vagy valamit máshogy gondolsz, akkor ne kímélj és írd meg, lehet én is kihagytam valami evidens dolgot itt a nagy fókuszálásban.

Ha pedig azt gondolod, a segítségedre lehetek egy szuper rendezvény megszervezésével, akkor ne habozz és keress fel az elérhetőségeink egyikén!

Tartalomjegyzék

Facebook
LinkedIn
Email
Petőfi Tamás

Petőfi Tamás

Petőfi Tamás vagyok, a Hybrid Agency alapítója. Olyan céges rendezvényeket szervezek sikeres KKV-knak, amikbe nem kell, hogy beleőszüljenek. Nem rabolom az idejüket, nem merülnek fel plusz költségek, így a siker szinte garantált. Főiskolai időszakom alatt saját csoportos utazásokat szerveztem. Ezt követően extrém sport programokat is lebonyolítottam csoportoknak. Voltam nonprofit szervezet belsős rendezvényszervezője. Junior rendezvényszervezőként dolgoztam egy hazai ügynökségnél. Senior rendezvénymanager voltam egy nemzetközi ügynökségnél. Sokáig szabadúszóként bedolgoztam hazai nagy ügynökségeknek. A FINA 2022 rendezvény teljes dekorációjának én voltam a vezetője / felelőse.

A DÖNTÉS A TIÉD!

Jelentkezz most és hozzuk össze az eddigi legütősebb céges rendezvényeteket!

Ha tetszett a cikk és Te is hasonló rendezvényt szeretnél, vagy pont a fent leírt hibákba nem akarsz belecsúszni, akkor ne késlekedj!

✓ Kötelezettségmentes konzultáció Tamással

További cikkek

Összetevők
Rendezvényszervezési TIPPEK
Petőfi Tamás

Ételérzékenység a rendezvényen

Az ételérzékenység / ételallergia, de a vallási vagy diétás étkezés is fontos tényezők, amikre egy rendezvény szervezésénél figyelni kell! Akár halálos is lehet, de épp elég, ha csak ciki a rendezvény számára…

Elolvasom a cikket

Kérj díjmentes visszahívást!

Az űrlap kitöltését követően hamarosan keresni fogunk

A beszélgetés díjmentes, illetve nem jár semmilyen kötelezettséggel sem.

GDPR, Adatkezlés és ehhez hasonló témákban kérlek látogass el Adatkezelési tájékoztató oldalunkra (KATT IDE)!