Nagyobb elköteleződés = sikeresebb rendezvény

Képzeld el a legunalmasabb egyetemi órádat, ami már akkor tudtad, hogy halál felesleges.

Beültél rá mert listát írtak és nem írt fel egy ismerős se Téged.

Nem jegyzeteltél, nem érdekelt, hogy megérted-e vagy sem, csak testben voltál ott… na, ha ilyen rendezvényen is voltál már akkor pontosan érted.

Kidobott pénz!

Egyértünk tehát abban, hogy a rendezvényed sikere nagyban múlik azon, hogy mennyire elkötelezett a hallgatóság, azaz mennyire vontad be Őket.

Ebben a bejegyzésben tippeket és eszközöket szeretnék a kezedbe adni, hogy hatékonyabb rendezvényeid lehessenek ezek által = elkötelezettebbek legyenek a venédgeid!

KULCSGONDOLAT

A rendezvény előtti és utáni időre is gondolnod kell, ha elköteleződésről van szó!

A jó rendezvény stratégia megadja az alaphangot egy rendezvényhez!

Nem elég csupán egy “jó” rendezvényt szervezned, ahol finom az étel és elférnek az emberek, mert így csak a pipára mentél, és jó eséllyel egy rakat pénzt dobtál ki az ablakon, ami vagy a Te zsebedből fog hiányozni, vagy a főnöködéből… állami rendezvényeket most ne vegyük ide.

Miután végre lehet rendezvényeket szervezni, és részt venni rajtuk (ahogy a preCovid időszakban ez annyira természetes volt), újra felértékelődött ez az emberek számára. Már nem csak végignézik a mérsékelten unalmas webinárt a tyúkhúsleves közben, hanem ott vannak a rendezvényeden! Személyesen!

Hiba lenne hát, csak ennyit elérni, mikor oly sok lehetőség van még ebben!

Be kell vonnod Őket (= elköteleződés).

FIGYELMEZTETŐ

Tudom-tudom, és Te is gyanítod szerintem, hogy oly’ sok más faktora is van annak, hogy miért lesz sikeres vagy hatékony egy rendezvény és néha a jelen blogbejegyzésben tárgyalt részletek nélkül is sikeres / sikertelen 1-2 esemény.

De kérlek, pár kivételtől eltekintve, nincs általánosan megfogalmazható varázsszabály… Mindig az aktuális rendezvényt nézzük mi is, amikor startégiát alkotunk. A rendezvény célját, versenytársakat, költségkeretet, dátumot, célcsoportot stb…

Mi is az az elköteleződés?

Nem lehet igazán sikeres rendezvényt szervezni anélkül, hogy a vendégek legalább egy kicsit ne érezzék magukat részeseinek.

Az emberek szeretnek kapcsolatba kerülni másokkal és így a rendezvényeddel, vagy az előadókkal is.

Kérdéseik és véleményük van.

Emellett jó esetben meg szeretnék érteni valóban a terméked / szolgáltatásod vagy az előadás értelmét és lényegét.

Egy rendezvény, ami képes bevonni a közönséget, az leköti a figyelmüket, magával ragadó, meggyőző és élvezetes.

Emiatt pedig sokkal jobban emlékeznek majd rá!

A Bizzabo 2020-as jelentése szerint a B2B marketingszakemberek több mint 80%-a a rendezvények elkötelezettségét fontos KPI-nek tekinti a rendezvény sikerének meghatározásában

Részesei kell legyenek Ők maguk is az eseménynek!

  • Át kell éljék
  • Ki kell próbálják
  • Meg kell tapogassák
  • Meg kell kóstolják
  • Ki kell próbálják
  • Interakcióra kell Őket csábítanod
… a termékedet vagy magát a rendezvényt!

A rendezvény az egyik legjobb marketing eszköz jó kezekben!

Legion Run

Mi a fontos?

Nem csak az, hogy hányan vannak ott a rendezvényen, vagy meddig maradtak.

Ezek jó mérőszámok és nyilván fontosak is.

Ahogy az is, hogy a meghívottak közül hányan jöttek el / hányan morzsolódtak le.

De…!

Az, hogy a vendégek mekkora figyelmet fordítottak az eseményre, és az előadásokra, vagy hányan látogatták a standokat, esetleg, hogy hány új személyes kapcsolatot kötöttek a rendezvényen…

Na ezek már izgalmas szempontok.

A nagyrésze számszerűsíthető, így jól deffiniálják egy esemény minőségét és hatékonyságát.

Vegyünk egy példát!

Szervezel egy expot.

Vannak előadások és kiállítók, a vendégek meg csak úgy özönlenek befele.

Na ha itt tartasz, azért lássuk be, nagy baj már nem lehet ezzel!

De ha a mélyére ásunk…

1-1 Előadás témáját, ha meg akarod vizsgálni, akkor jó tudni, hogy melyiket tartották izgalmasnak, nem?

Legközelebb majd olyat szervezel, amire a nagyobb igény mutatkozott, vagy olyan előadót hozol, akit jobban kedvelnek.

Ha a kiállítókról kell visszajelzés, akkor szuper mérőszám, hogy hányan jártak ott. 

Legközelebb majd máshogy rendezed el a standokat, vagy segítesz odajutni a vendégeknek… vagy csak ezzel promózod az eseményt, hogy volt XY stand, ahol ennyien és ennyien jártak.

De ugyan így mérhető az előadás közben feltett kérdések száma, vagy a social media aktivitások mennyisége… a rendezvény hashtagjének használata, vagy az élő szavazásokon való részvétel aránya.

Miért fontos az elköteleződés?

Ha nagyon le akarom egyszerűsíteni, akkor azért, mert ez az egyik különbség egy emlékezetes és sikeres esemény (amire boldogan mennek el legközelebb is) , és egy költséges “langyos” / “egynek jó volt” rendezvény közt!

Ennyi.

A népszerű, teltházas redezvények általában ilyenek.

Gondolj csak bármelyik izgalmas rendezvényre, amin voltál az utóbbi időben… mindben volt valami, ami megfogott és részese lehettél!

 

Hidd el nekem!

Ha törekszel rá, hogy ez jobb legyen, már jó úton haladsz!

Az elköteleződés 3 szakasza

Nem nagy tudomány amúgy… rendezvény előtt-alatt-után.

Ezt imádom a rendezvényekben többek közt; nem rakétatudomány és mégis annyi apró részlet van, amire oda kell figyelni a sikerhez…

A rendezvény előtt

Ekkor még nincs ott a rendezvényeden (mily’ meglepő) de már ott van a kezedben pár eszköz, hogy lelkesebbé és lojálisabbá tedd.

Gondolj például arra, hogy mennyire gyakran kommunikálsz vele… vagy milyen platformon, milyen nyelvezettel, megkérdezed-e előre a véleményét, vagy indítasz-e Nekik valami nyereményjátékot előre?

A rendezvény alatt

Fenn kell tartanod a figyelmét és érdeklődését!

Visszajelzéseket és válaszokat kaphatsz Tőlük, vagy éppen játékra csábíthatod Őket.

Terelheted Őket a kiállítók közé, vagy beültetheted a vendégeket 1-1 kisebb előadóterembe.

Push üzeneteket küldhetsz… stb

A rendezvény után

Itt azért sokan már elengedik…

Ott volt a vendég, fizetett, stb.

Téves meglátás!

Sok a lehetőség utána is, hogy valóban elkötelezett legyen a vendéged.

Kommunikálhatsz vele, és felkeltheted az érdeklődését a következő eseményre, de a visszajelzések valódi ideje is ekkor van!

A rendezvény előtti elköteleződés

2022.03.30 Országos Keresztény Vállalkozói Konferencia

A rendezvény előtti időszak szuper lehetőségeket tartogat azon felül is, hogy írsz Neki egy emailt, hogy “köszi, hogy fizettél”.

Elengedhetetlen kommunikációs időszak ez ahhoz, hogy felkeltsd az érdeklődésüket és ezáltal akár több emberhez is eljusson a híred!

Ha olyan platformot hozunk létre, ahol az érdeklődők már előre tanulhatnak, körbenézhetnek a témák közt, vagy olvashatnak az előadókról, netán a kiállítókról, akkor már sokat tettünk azért, hogy a vendégek elkötelezettsége kimagasló lehessen!

Promóció

A lehető legtöbb releváns felületen légy látható!
Nem elég, hogy kitettél egy Fb posztot a céges oldaladdal…
Gondold végig, a célközönséged, hol és mikor, milyen környezetben érhető el a legjobban!
  • Használd ki a social media lehetőségeit
    • Készíts Fb eseményt
    • Futtass hirdetést
    • Bíztasd Őket, hogy megosszák az eseményt
  • Lehet Neked a TikTok kell, lehet hogy szakmai fórum, de az is lehet, hogy óriásplakát kampány…

Regisztráció / jegyvásárlás

Szuper, hogy érdeklődik, de még be kell regisztrálnia, vagy meg kell vennie a jegyét a rendezvényedre…
  • Adj Nekik infókat a regisztráció folyamatáról
    • Van Early bird regisztráció? Szuper… TUDJON IS RÓLA!
  • Küldd el előre az előadók bemutatkozóit
  • Mondd el, milyen kiállítók lesznek majd ott, akikkel tud beszélgetni
  • Emeld ki a cégeket, akik jelen lesznek

Párbeszéd

A lehető legtöbbet kommunikálj az érdeklődőkkel!

0. lépés, hogy egyáltalán erre legyen lehetőségük… A soha el nem olvasott emailek és fb üzenetek lássuk be, hogy nem ide tartoznak.

  • Ha kérdéseik vannak, azt mielőbb válaszold meg
  • Küldj rendszeres email emlékeztetőket
  •  Küldj Nekik sms-t is akár
    • Egy kutatás szerint az érdeklődők 75% nyitott rá, hogy sms-ben kapjon infókat! WOW
  • Kérdezz sokat!
    • Mik érdeklik Őket?
    • Mi a konkrét téma, ami aggasztja Őket?
    • Előre feltehetnek kérdéseket az előadóknak

A rendezvény alatti elköteleződés

Neutrik 2022 karácsonyi rendezvény

Oké, abban azért nem hiszem, hogy eltér a véleményünk, hogy ez a legizgalmasabb időszak…

Itt áll, vagy bukik az egész.

Temérdek lehetőséged van, és ebből párat most fel is sorolok Neked.

Erős kedzés

Egy jó kezdés, alapjaiban határozza meg a hangulatot!

Egy szuper “icebreaker” játék, vagy egy szuper felvezetés…

Közös program, vagy rögtön egy menő elaőadó… vagy meglepetés előadó?

Ha az első benyomás jó, akkor már megalapoztad a folytatást!

Figyelem

Figyeld a vendégek érzelmeit és, hogy mennyire vannak ott fejben.

  • Az előadókat is errefele terelgesd, hogy ne csak elmondja a monológját, hanem kerüljön interakcióba a vendégekkel.
  • Rázza fel Őket kicsit, vagy kérjen visszajelzést
  • A rendezvényes applikációk ebben nagy segítségedre lehetnek!

Ülésrend

Próbáld meg segíteni a vendégeket, hogy egymással kapcsolódhassanak.

Nem.. a swinger fesztivál más téma.

  • Tehát ne különálló emberek üljenek, hanem próbáld segíteni a kommunikációjuk és a networkinget.
  • Engedj nekik időt is, hogy megismerhessék egymást (10p szünet a mosdóhasználatra sem elég)

Mozgás

Egy egész napos konferenciát végigülni fárasztó. Lehet a kollégád, akit nem hívnak ilyenekre, vagy a feleséged ezt nem hiszi el, de AZ!

A figyelmet meg fenntartani iszonyat nehéz a végére már..

  • Mozgasd át Őket
  • Engedj be friss levegőt
  • Kérd meg a nézőket, hogy “álljon fel az aki….”
    • Interakció pipa
    • Mozgás pipa
  • Csinálj csapatfeladatot
  • Rendezd át az ültetési rendet ebédszünetben

Mérés

Monitorozd a vendégeket, ahogy csak lehet.

Neked jó az infók és adatok miatt, Nekik meg hidd el, hogy jó… már csak azért mert elmondhatták a véleményüket!

  • Rendezvényes applikációban ez egyszerű
  • Tegyél ki két nagy átlátszó szemetest “szavazásnak”
    • Dobja egyikbe a kiürült flakonját, ha tetszett a rendezvény
    • Dobja a másikba, ha kevésbé…
  • Tegyél ki tabletet, hogy értékelje az előadót 1-10 skálán
  • Scannelje be a stand QR kódját, ha járt ott…
    • Mérd hogy mennyit látogat az adott ember
    • Látod majd melyik kiállítót keresik a legtöbben

Ajándék

Nem újkeletű dolog a rendezvényes tasak.

De… lehet ez virtuális is.

  • Megkaphatja a kiállítók promó anyagait
    • meg 4 db tollat
    • 20 névjegykártyát
    • 10 prospektust
    • 1 valami irtó vastag újságot
  • Vagy applikációban kuponkódot
  • Netán egy egységes arculatos füzetet

A rendezvény utáni elköteleződés

Rendezvény után ne engedd el a kezét!

Aki már egyszer ott volt a rendezvényeden, Ő a legkönnyebben meggyőzhető róla, hogy legközelebb is ellátogasson Hozzád!

Köszönet

Köszönd meg, hogy ott volt! Tudod milyen sokat számít?

Becsüld meg Őket és értékeld a véleményüket… ja igen, és kérd a véleményüket!

Utólagos felmérés

Pár napon belül, de max 1 héten belül kérd ki a véleményét!
Legyen még friss az élmény, és legyen még aktív.

Kérdez meg, 

  • Mi tetszett Neki?
  • Min javítana?
  • Ki votl a kedvenc előadója?
  • Melyik stand volt a legjobb?

Marketing kampány

Promózhatod a mostani rendezvényeddel a következőt!

  • Tedd ki a mood videót
  • Töltsd fel a testimonial videókat
  • Tedd ki a vendégek véleményeit
  • Írjon az előadód is pár sort róla
  • Csinálhatsz már earlybird kedvezményt ekkor!
 
És egy plusz: Kérd meg a résztvevőket, hogy osszák meg ezeket! 😉

Összefoglaló

Törekedj rá, hogy a vendégeid ne csak biodekorációk legyenek!

Legyenek részesei a rendezvénynek, hisz ez Róluk szól!

A sikered múlhat azon, mennyire tudod fenntartani a figyelmüket = mennyire magas az elköteleződés.

Nem lesz elsőre tökéletes, de lehet, hogy másodjára sem… de ha törekszel rá, az már kiemelhet a konkurens rendezvények közül!

A legfontosabb

Mindig akarj jobb lenni, és sose elégedj meg egy "jó rendezvénnyel"!

Tartalomjegyzék

Facebook
LinkedIn
Email
Petőfi Tamás

Petőfi Tamás

Petőfi Tamás vagyok, a Hybrid Agency alapítója. Olyan céges rendezvényeket szervezek sikeres KKV-knak, amikbe nem kell, hogy beleőszüljenek. Nem rabolom az idejüket, nem merülnek fel plusz költségek, így a siker szinte garantált. Főiskolai időszakom alatt saját csoportos utazásokat szerveztem. Ezt követően extrém sport programokat is lebonyolítottam csoportoknak. Voltam nonprofit szervezet belsős rendezvényszervezője. Junior rendezvényszervezőként dolgoztam egy hazai ügynökségnél. Senior rendezvénymanager voltam egy nemzetközi ügynökségnél. Sokáig szabadúszóként bedolgoztam hazai nagy ügynökségeknek. A FINA 2022 rendezvény teljes dekorációjának én voltam a vezetője / felelőse.

A DÖNTÉS A TIÉD!

Jelentkezz most és hozzuk össze az eddigi legütősebb céges rendezvényeteket!

Ha tetszett a cikk és Te is hasonló rendezvényt szeretnél, vagy pont a fent leírt hibákba nem akarsz belecsúszni, akkor ne késlekedj!

✓ Kötelezettségmentes konzultáció Tamással

További cikkek

Összetevők
Rendezvényszervezési TIPPEK
Petőfi Tamás

Ételérzékenység a rendezvényen

Az ételérzékenység / ételallergia, de a vallási vagy diétás étkezés is fontos tényezők, amikre egy rendezvény szervezésénél figyelni kell! Akár halálos is lehet, de épp elég, ha csak ciki a rendezvény számára…

Elolvasom a cikket

Kérj díjmentes visszahívást!

Az űrlap kitöltését követően hamarosan keresni fogunk

A beszélgetés díjmentes, illetve nem jár semmilyen kötelezettséggel sem.

GDPR, Adatkezlés és ehhez hasonló témákban kérlek látogass el Adatkezelési tájékoztató oldalunkra (KATT IDE)!