A regisztráció gyorsasága azonnal megalapozza a hangulatát a rendezvénynek a vendégeid fejében!
Akkor is ha jól indul, és akkor is ha rosszul!
Lehet a Tiéd a világ legjobb rendezvénye, ha a beléptetésnél megutálnak a vendégeid. Ha nem elég profi a beléptetésed, akkor az első benyomás után iszonyatosan nehéz lesz helyrehoznod a hibát!
KULCSGONDOLAT
Az első benyomás percek alatt megszületik a vendégeidben!
Erre nincs második esélyed!
Mire a vendéged átjut a regisztráción, már lesz egy kép a fejében arról, hogy mennyire tetszik Neki a rendezvényed.
Legalábbis a helyszínről, a megközelíthetőségről illetve a meghívás és a regisztráció profizmusáról biztosan. Innentől kezdve pedig nagyon nehéz ezt már elfeledtetni vele, ha rossz volt.
Jut eszembe; itt a cikk, amiben a profi emailes meghívási folyamatról írtam (katt ide!).
A legtöbb rendezvényen erre nem fordítanak elég figyelmet. Sőt én magam is a nagy rohanásban, volt hogy anno félvállról vettem.
Igazán profi megoldás viszont csak ritkán születik, de bevallom nem is olyan egyszerű választani a lehetőségek közt.
FIGYELMEZTETŐ
Mielőtt belevágnánk, rendezvényszervezőként szeretném felhívni a figyelmedet rá, hogy a rendezvény típusától, a vendégek létszámától, de még a költségkerettől is nagyban függ, hogy melyik a legjobb megoldás.
Emiatt nehezen mondható meg, hogy mi az az egyetlen megoldás, ami jó lesz Neked, de azért majd összegzem a tippjeimet, és eldöntöd azok alapján!
…vagy megkeresel minket az elérhetőségeink egyikén és együtt közösen kitaláljuk a legjobb megoldást!
Miért is kell egyáltalán regisztrálnod a vendégeket?
A kérdés jogos.
Nem kell feltétlenül, sőt, van ahol nem is lehet!
Gondolj csak bele, egy falunapon hány perc után állítanának egy csákányt a hostess lányka asztalába, ha 20 féle személyes adatot akarna elkérni, mire valaki bejut a söréért…
Komolyra fordítva a szót; nem must have dolog a regisztráció, de a céges rendezvények nagyrészén alap feltétel.
Tudnod kell, ki van ott a rendezvényeden és hányan vannak bent!
Pár érv emellett:
- Létszámkorlát (jogszabályi vagy saját az mindegy)
- Fizetős rendezvény
- Kedvezmény jár annak, aki ott volt
- Saját statisztika
- Blacklist miatt
- Stb
Milyen regisztráció lehetőségeid vannak a rendezvényen?
Ez csak egy gyors felsorolás lesz, hogy kb. mikben gondolkozhatsz, vagy miknek a kobinációjában.
Ha tovább görgetsz, akkor ezekhez megtalálod a pro és contra érveket és, hogy mik a személyes tapasztalatim vagy tippjeim azzal kapcsolatban.
- Papír alapú regisztráció
- Tablet regisztráció
- QR kód alapján
- Manuálisan
- Automatikusan
- NFC alapon
- Alternatív megoldások
A végén persze összeszedtem mindent egyben, és ne aggódj az alternatív megoldások sem ördögtől valók, de majd úgyis kifejtem!
Papír alapú regisztráció
Hogy mondod; ez 1990?
Igen!
…és mégis működik, láss csodát.
Lássuk be bármennyire old school, akkor is egy biztos pont a rendezvény regisztráció esetén.
Olyannyira, hogy én minden esetben ezt, vagy ezt is (!) javaslom.
Backup-nak, de akár fő megoldásnak is tökéletes.
Nem jöhet közbe net elérés hiba, nem fog beleszerkeszteni a kollégád a drive-os excelbe és tudom, gonosz vagyok, de a kevésbé gyakorlott hostess is elboldogul vele.
3,2,1… a hostess ügynökséges ismerőseim most fognak nekem messengeren írni, hogy ez szemétség volt, de legyünk őszinték; azért a nagy számok törvénye alapján mindenki belefut néha, hogy valaki nem olyan ügyes (halál béna és fogalmatlan).
A folyamatot ugye nem kell leírnom?
Ember jön, nevét elmondja, hostess kikeresi, gyors pipa (a papírra!), mehet tovább!
Nade, nézzük a lényeges részeket!
Előnyök (+)
- Gyors
- Megbízható
- Offline
Hátrányok (-)
- Old school (a vendégeknek)
- Foglalkozni kell vele
- Lassú lehet, ha nem jól csináljátok
- Nagy létszámnál több hostess kell
- Digitalizálni kell a végén az adatokat
- Különben lesz egy statisztikád a fiókod alján…
(!) PRO TIPP
- Előre legyen kinyomtatva a lista
- Nem kell összefűzni feltétlenül
- Kisebb létszámnál
- Minden hostessnél legyen a teljes lista
- Nagyobb létszámnál
- Számtani alapon szétosztva a nevek
- Ha más módot választasz a regisztrációhoz, akkor is ez legyen a backup!
- Legyenek üres sorok a lista végén (új embereknek)
- Tőlük email címet is előnyös bekérni
- Legyen üres oszlop a pipáknak
- Rendezvény vége fele, amikor már nincs hajtás összesíteni kell egy lapra
- Ezt jól eltenni
- Többit megsemmisíteni! (GDPR)
Eddig látott hibák 👎
- 4.500 regisztrált nevét kinyomtatták
- lexikon volt
- Keresztnév alapján volt ABC rendben
- Nemzetközi vendégek vezetékneve és keresztneve vegyesen volt felcserélve
- A lapok jobb oldalát fűzték le
- Mintha visszafelé olvasnál egy könyvet
Hidd el nekem!
A papír alapú regisztráció lehetőségét sose hagyd ki!
Tablet regisztráció rendezvényen
Hostess marad, csak nem egy paksamétát szorongat, hanem egy tabletet.
A metódus itt annyiban változik, hogy amikor diktálja a nevét, akkor egy előre elkészített platformon a hostess elkezdi beírni a nevet, a listából kiválasztja és “belépteti”.
Ha csak egy excel lista van tabletre téve, azzal nem ér sokat, csak a beengedést tudja jóváhagyni, de nem lesz adat a belépett emberekről (csak ha még beleszerkeszt).
Előnyök (+)
- Modern
- Gyors tud lenni (program függő)
- Végén az adatok digitálisan vannak meg
Hátrányok (-)
- Program kell hozzá
- Eszközt kell bérelni (költség)
- Net függő
(!) PRO TIPP
- Legyen töltő/powerbank
- Méginkább tartalék tablet
- Kell oktatást tartani pár percben
- Legyen így is 1 fő a problémásokhoz
- Mobilnet a legjobb (ha van térerő)
- Wifi a backup (előny, ha nem azt a wifi-t használja, amit a 2.000 vendég is az esti HD film letöltéséhez
- Kell kinyomtatott lista is
- Ígérem nem írom le többször!
Eddig látott hibák 👎
- Tableten sima excel lista
- Lemerült tablet
- Minden jó volt, csak net elérés nem volt a világvégén…
QR kód / NFC alapján regisztráció
Na itt már kezdünk megérkezni 2023-ba.
Mi kell hozzá?
- QR kód olvasó
- Laptop
- Technikai személyzet
…amíg el nem felejtem: QR kód, amit előre kiküldtél!
Tehát előre személyenként generált QR kód alapján tudod csak beazonosítani az embereket.
Itt már csak annyi a kedves vendég feladata, hogy ezt kikeresse, bemutassa, “lecsippantják” és már mehet is.
Mivel lehet ezt extrázni?
- Egyből etiket nyomtatás badge-re
- Van olyan technológia, amikor ezt nem is kell laptopra kötni, hanem az olvasó össze van kötve a nyomtatóval és már megy is!
- Ehhez a QR kódban kell lennie a kinyomtatandó adatnak is
- Van olyan technológia, amikor ezt nem is kell laptopra kötni, hanem az olvasó össze van kötve a nyomtatóval és már megy is!
- Amint beolvasott egy nevet, a beléptetésnél a TV-re mehet ki egy “Üdvözüljük XY a rendezvényen!” felirat
- Névreszóló… MENŐ
Lehet vele low budget megoldásban csalni!
Ha csak annyi van a QR kódban, amiről felismered, hogy ezt Te küldted ki (“Bejöhet!” szöveg), és NEM KELLENEK a statisztikák, akkor simán küldd ki mindenkinek.
Hátrány, hogy lesz, akinek eszébe jut magának megcsinálni, vagy stb.
NFC alapon kb. ugyan ez a helyzet, csak ott érinteni kell a kártyát (előre kiküldendő).
Előnyök (+)
- Modern
- Gyors
- A beolvasás..
- Digitális adatokat produkál
- Ha kinyomtatják is működik
Hátrányok (-)
- Programozni kell előre
- Szakember kell
- A vendégek maguk lassítják a folyamatot…
- “…Őőő várjál, mindjárt előkeresem”
- “Spam mappába kerül”
- “Eskü nem kaptam meg…”
(!) PRO TIPP
- A rendezvény napján, vagy előtte levő nap küldd csak ki a QR kódot
- különben sose találják meg a telefonról
- Előre hívd fel a figyelmüket a sorban állva, vagy a bejáratnál, hogy készítsék elő
Alternatív megoldások regisztrációnál
Ezek az igazi nyalánkságok!
Meg van az előnyük és hátrányuk nyilván…
De tényleg!
Minden őrült ötlet játszik!
Mikre gondolok itt?
Az alapja mindegyiknek az, hogy Ki vannak téve a nevek (mindenkié) és odakészítve valamilyen tárgy, amit a vendég magának vesz el.
Amit elvettek = Ő beregisztrált, amelyiket meg nem… azt meg érted.
Csak címszavakban, mert úgyse akarnál regényt olvasni:
- Lego
- Nagy falon kint az összes név, alatta egy lego kulcstartó, amit mindenki elvesz magának
- Pezsgő
- Egy tartóban kint vannak a pezsgők
- Badge
- Elveszi a saját nyakbaakasztóját
- Fánkfal
- …éhes lettem, bocs!
- Nemrég csináltam egy rendezvényemen és beugrott az íze…
- Nagy fal nevekkel, elveszi az alatta levőt!
- …éhes lettem, bocs!
- Bármi!
- Tényleg bármi, ami releváns a rendezvényeden vagy a céged kapcsán!
Előnyök (+)
- Menő, de nagyon!
- Emlékezetes
- Különleges
Hátrányok (-)
- Kijátszható
- Ha nem kér pezsgőt pl., akkor nem fogja elvenni
- Létszámkorlátos azért…
(!) PRO TIPP
- Külön kérje meg a hostess csapat, hogy vegye el a terméket, akkor is ha nem kéri
- Nagy felület legyen
- Ne lehessen elmenni mellette
- Brandingelt legyen!
Összefoglaló
Nincs jó vagy rossz döntés, csak az a baj, ha elrontod!
Bármelyik verziót is válaszd, azt csináld jól, és járd körül a kérdést!
Szánj rá időt és energiát, hogy ne az utolsó pillanatok rohanása miatt ezen spórolj időt!
A papír alapút mindenképpen csináld meg backupnak és a többit nézd olyan szemmel, hogy a rendezvényed és céged arculatához legjobban passzoljon…
A legfontosabb
Ugyan azt kommunikálja Rólad, amit Te magad is akarsz!
